مشاوره سیستم‌های مدیریتی
سیستم های مدیریتی شامل مجموعه‌ای از رویه‌ها هستند که سازمان برای رسیدن به اهداف خود نیاز به پیروی از آن‌ها دارد و مشاوره سیستم‌های مدیریتی می‌تواند خلاءهای دانشی یک سازمان یا شرکت را از بین ببرد. در برخی از سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک ممکن است یک سیستم رسمی وجود نداشته باشد و کارکنان فرآیندهای کاری را به صورت ذهنی انجام دهند. هر چه اندازه سازمان بزگتر می‌شود، نیاز سازمان به ایجاد رویه‌های کاری بیشتر می‌شود تا اطمینان حاصل شود که کارکنان مطابق با قواعد و اصول، وظایف خود را انجام می‌دهند. فرآیند سیستم‌سازی که به صورت شفاف مشخص می‌کند امور سازمانی چگونه انجام می‌شوند به عنوان سیستم مدیریت شناخته می‌شود.
خدمات مشاوره سیستم های مدیریتی
برخی از خدمات قابل ارائه در زمینه سیستم های مدیریتی شامل موارد زیر است:
- مشاوره سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001؛
- مشاوره سیستم مدیریت زیست محیطی ایزو 14001؛
- مشاوره سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ایزو 45001؛
- مشاوره سیستم مدیریت یکپارچه IMS؛
- مشاوره مدل سرآمدی EFQM.
پیاده‌سازی
بعد از مرحله آنالیز گپ، مشاور سیستم مدیریتی می‌تواند شما را در پیاده‌سازی و توسعه سیستم مدیریت کمک کند. ضروری است که یک نماینده مدیریت از دورن سازمان برای پیاده‌سازی پروژه سیستم مدیریتی انتخاب شود. ما نماینده را در تمامی مراحل پیاده‌سازی راهنمایی و حمایت خواهیم کرد. همچنین در صورت نیاز، تیم پروژه پیاده‌سازی سیستم مدیریتی در سازمان مستقر خواهد شد.
آنالیز گپ (Gap Analysis)
هنگامی که بدانید چه کارهایی نیاز است برای یک سیستم مدیریت کیفیت انجام دهید، فرآیند انجام کار راحت تر خواهد بود. ما در تحلیل گپ کل سیستم سازمان را بر اساس استاندارد مدیریت کیفیت ارزیابی می‌کنیم. با کارمندان شما مصاحبه انجام می‌شود، اسناد و مدارک بررسی می‌شوند و فعالیت‌های کاری رصد می‌شوند. نتیجه این بخش ارائه یک برنامه اقدام با تخمین منابع و زمان مورد نیاز برای پیاده‌سازی سیستم مدیریتی به همراه پیشنهادهای مدیریتی می‌باشد.
یکپارچه‌سازی سیستم‌ها
آیا سازمان شما سیستم‌های مدیریتی مختلف برای کیفیت، ایمنی و محیط زیست دارد؟ آیا نگران این هستید که این سیستم‌ها در کنار یکدیگر به خوبی کارایی نداشته باشند و به صورت جزیره‌ای هدایت شوند؟ نیاز است تا به شما کمک کنیم تا یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها را به راحتی انجام دهید. ما فقط به دنبال این نیستیم که اسناد و مدارک را یکپارچه کنیم؛ بلکه فرآیندهای کاری و استراتژی‌های شما در این سیستم‌های مدیریتی یکپارچه خواهند شد. ابزارهایی مانند SWOT، PEST، هوشین کانری یا کارت امتیازدهی متوازن می‌توانند به شما در دستیابی به بهترین استراتژی یکپارچه‌سازی کمک کنند.
ممیزی داخلی
یکی از نیازمندی‌های مهم هر سیستم مدیریتی داشتن یک سیستم ممیزی داخلی کارآمد است. طراحی چنین سیستمی یکی از قسمت‌های مشاوره پیاده‌سازی سیستم مدیریتی است. همچنین ممیزان داخلی آموزش‌های مورد نیاز را دریافت می‌کنند. همچنین مشاور نیز می‌تواند نقش ممیز داخلی را برای شما ایفا کند. عموما در سازمان‌های کوچک واحد مسئول کیفیت یا مدیر کیفیت ممیزی‌های زیادی را انجام می‌دهد ولی ممیزی کیفیت می‌تواند یکی از چالش‌های سازمانی باشد. اینجا جایی است که مشاور سیستم مدیریتی شما را کمک خواهد کرد.
چرا مشاوره سیستم های مدیریتی؟
استانداردهای سیستم‌های مدیریتی مدل‌هایی را برای پیروی ارائه می‌کنند و مانند همه استانداردها این مدل‌ها نتیجه تجربه خبرگان در عرصه بین المللی می‌باشد. این استانداردها و مدل‌ها می‌توانند در مورد هر سازمانی با هر ابعادی بکار گرفته شوند و فرقی نمی‌کند که سازمان در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کند و محصول محور باشد یا خدمت محور. مزایای استقرار سیستم های مدیریتی را می‌توان شامل این موارد دانست:
- استفاده بهینه از منابع؛
- بهبود مدیریت ریسک؛
- افزایش رضایت مشتریان از طریق تحویل خدمات و محصولات مطابق با انتظارات.
ممیزی بخش مهمی از رویکردهای سیستم های مدیریتی می‌باشد و شرکت یا سازمان را قادر می‌سازد تا میزان دستاوردهای خود را تا اهداف از پیش تعیین شده و استاندارد بسنجد. سازمان جهانی ایزو برای انجام ممیزی، استاندارد ISO 19011 را ارائه کرده است که برای ممیزی‌های داخلی و خارجی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
گام‌های اجرایی
گام‌های اجرایی با توجه به نوع خدمات مشاوره سیستم های مدیریت، نیازمندی‌ها و اندازه سازمان متفاوت می‌باشد. به صورت کلی می‌توان گام‌های اجرایی زیر را برای انجام پروژه‌های سیستم های مدیریتی در نظر گرفت:
- برگزاری جلسات با کارفرما جهت شناسایی نیازها؛
- ارائه راه حل‌ها و طرح پیشنهادی؛
- تخصیص مدیر پروژه و تشکیل تیم پروژه؛
- ارائه برنامه زمان‌بندی انجام پروژه؛
- انجام فاز به فاز پروژه و ارائه گزارش‌های پیشرفت؛
- استقرار سیستم مدیریت و آموزشی کارکنان؛
- پیشتیبانی سازمان در اجرای کامل سیستم طراحی شده.