سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به یکپارچه‌سازی استانداردهای مختلف مدیریتی در یک سیستم واحد اشاره دارد به طوریکه الزامات هر یک از استانداردها رعایت شوند. این موضوع به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با یک واحد شامل اهداف مشترک و یکسان روبرو باشند.

هنگام یکپارچه‌سازی چندین استاندارد در یک سیستم مدیریت باید نکاتی را رعایت نمود:

اول، باید استانداردهای مورد نظر و سطح یکپارچه‌شدن آن‌ها به دقت تعریف شوند. معمولا سیستم‌های ایزو 9001، ایزو 14001 و OHSAS 18001 در سیستم‌های مدیریتی یکپارچه می‌شوند؛ اما این موضوع همیشه محدود به این استانداردها نیست. سازمان‌ها برای تشخیص اینکه کدام استانداردها می‌تواند یکپارچه شوند باید اشتراک بین استانداردهای سیستم‌های مدیریت را کشف کنند. استفاده از رویکرد PDCA یا Plan-Do-Check-Act می‌تواند این فرآیند را به درستی به سرانجام برساند.

دوم، هر روش و شاخص اندازه‌گیری باید منطبق بر هدف پایه‌ای سیستم باشد. آیا آن‌ها به کسب و کار کمک می‌کنند تا به اهداف موجود در طرح کسب و کار خود برسد؟ آیا متناسب با ابعاد و پیچیدگی سازمان می‌باشند؟. به همین خاطر پیش از پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت یکپارچه و طراحی مستندات فرآیندها باید مراقب بود که آیا برای سازمان کاربردی و همراستا با فرهنگ سازمانی می‌باشند یا خیر. در غیر اینصورت ممکن است استقرار سیستم مدیریت یکپارچه و استانداردهای مدیریتی نه تنها برای یک سازمان مفید نباشند، بلکه باعث تضعیف فرآیندها و دور شدن سازمان از اهداف خود شود.

سوم، پیاده‌سازی یک سیستم IMS می‌تواند تاثیر قابل توجهی بر چگونگی انجام فرآیندهای سازمانی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار داشته باشد. پاسخگویی به تقاضای استانداردهای مدیریتی مختلف در یک سیستم واحد می‌تواند چالش برانگیز باشد و بسیاری از سازمان‌ها از آن به عنوان راه حلی برای از بین بردن فرآیندهای اجرایی استفاده می‌کنند. در صورتیکه یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به درستی در یک سازمان پیاده‌سازی شود، می‌تواند بسیار ارزشمند باشد.

مزایای استقرار سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)

برخی از مزایای استقرار سیستم مدیریت یکپارچه را می‌توان اینگونه برشمرد:

  • پاسخگویی به الزامات تمام استانداردها با یک مجموعه از خط مشی‌ها و روش‌های اجرایی؛
  • افزایش کارایی و اثربخشی؛
  • کاهش هزینه‌های ممیزی سیستم‌های مدیریتی؛
  • نمایش تعهد سازمان به بهبود مستمر؛
  • ارائه یک تصویر واحد از کل سازمان؛
  • کاهش دوباره‌کاری‌ها، بروکراسی و افزایش بهره‌برداری از منابع؛
  • افزایش زمان در دسترس برای پیاده‌سازی روش‌های اندازه‌گیری فرآیندهای سازمان؛
  • بهبود ارتباطات درون و برون سازمانی.

در صورت نیاز به خدمات مشاوره IMS می توانید وارد صفحه مشاوره سیستم های مدیریتی شوید و درخواست خود را برای ما ارسال نمایید.

عوامل موفقیت و شکست در پیاده‌سازی IMS

پیاده‌سازی اولیه یک سیستم مدیریت یکپارچه نیازمند منابع کافی نظیر زمان، آموزش کارمندان و انجام ممیزی‌های داخلی و خارجی است. همچنین درجه و اثربخشی یکپارچگی به ساختار سازمان نیز بستگی دارد. به عنوان مثال دپارتمان‌های مختلف یک سازمان ممکن است از استانداردهای مدیریتی مختلفی پیروی کنند؛ مانند استانداردهای کیفیت و زیست محیطی. در هنگام پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت یکپارچه این دپارتمان‌ها باید به خوبی با یکدیگر همکاری کنند تا از استقرار درست IMS اطمینان حاصل شود. محدودیت‌هایی در این بخش ممکن است از نظر تجربه، زمینه آموزشی یا اثربخشی تیم ها خود رو بروز دهد.

همچنین میزان شایستگی مسئولین سیستم‌های مدیریتی ممکن است عامل مهم دیگری در پیاده سازی موفق یک سیستم مدیریت یکپارچه باشد. هنگامی که سازمان تصمیم به گسترش دامنه سیستم مدیریت یکپارچه به استانداردهای دیگری نظیر ایزو 22000 یا ایزو 27001 داشته باشد، این موضوع پر رنگ‌تر خواهد شد.

مشکل هنگامی بروز می‌کند که از فردی که مسئول یکی از استاندارها در سازمان است، خواسته شود که استاندارد دیگری را که خارج از توانایی‌های او است کنترل کند که در نهایت ممکن است باعث شکست پروژه یکپارچه‌سازی شود. در این مواقع استفاده از خدمات مشاوره مدیریت سیستم‌های مدیریتی می‌تواند یکی از راه حل‌ها باشد.

سیستم‌های مدیریت یکپارچه ممکن است طوری طراحی و نوشته شوند که فهم آن مشکل باشد. این مشکل برای سازمان‌هایی که نخستین بار است که سیستم IMS را پیاده‌سازی می‌کنند می‌تواند هولناک باشد؛ برای رفع این مشکل سازمان ISO راهنماهایی را منتشر کرده است که الزامات استانداردهای مختلف را شرح می‌دهد و توضیحاتی پیرامون چگونگی پیاده‌سازی آن‌ها در اختیار قرار می‌دهد.