مدیریت پروژه مجموعه‌ای از فرآیندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده در یک پروژه است. مدیریت پروژه اقلام تحویل شدنی دارد که باید در زمان و بودجه محدود تحویل داده شوند.
ویژگی که باعث تمایز این حوزه از مدیریت می‌شود این است که محصولات و تحویل شدنی‌ها در یک زمان محدود باید محقق شوند ولی مدیریت فرآیندی است که همیشه در جریان است. به این خاطر مدیران پروژه نیازمند مجموعه‌ای از مهارت‌ها شامل مهارت‌های فنی و مهارت مدیریت افراد و دانش کسب و کار می‌باشند.
پروژه چیست؟
یک پروژه یک تلاش گذرا برای رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی شده است که خروجی و مزایای مشخصی دارد. معیار موفقیت یک پروژه رسیدن به اهداف پروژه در محدوده پذیرش یک سری معیار است که باید در زمان و هزینه توافق شده به انجام برسند. زمان، هزینه و کیفیت عناصر کلیدی در هر پروژه هستند.
زمان: زمان‌بندی مجموعه‌ای از تکنیک‌ها برای طراحی و نمایش زمان‌‌های انجام فعالیت‌ها است.
هزینه: چگونه منابع مالی به دست می‌آیند و هزینه می‌شوند؟
کیفیت: چگونه تناسب میان اهداف تحویل شدنی‌ها و فرآیند مدیریت تضمین می‌شود؟
اجزای اصلی مدیریت پروژه:
- یافتن دلیل اینکه چرا تعریف یک پروژه الزامی است؛
- استخراج نیازمندی‌های پروژه، تعیین کیفیت اقلام تحویل شدنی، تخمین منابع و زمان؛
- توجیه سرمایه‌گذاری روی پروژه؛
- فراهم کردن سرمایه و تضمین توافق؛
- توسعه و پیاده‌سازی یک برنامه مدیریتی برای پروژه؛
- رهبری و ایجاد انگیزه در تیم پروژه؛
- مدیریت ریسک‌ها، مشکلات و تغییرات پروژه؛
- پایش پیشرفت فعالیت‌ها و مقایسه با برنامه؛
- مدیریت بودجه پروژه؛
- حفظ ارتباطات با ذینفعان و سهامداران؛
- اختتامیه پروژه در زمان مناسب.
در صورتیکه نیاز به دریافت خدمات مشاوره مدیریت در این حوزه دارید، می‌توانید صفحه شرح خدمات مشاوره مدیریت پروژه را مطالعه کنید و با کوایدر تماس بگیرید.
چرا ما از مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم؟
هدف مدیریت پروژه تولید یک خدمت یا محصول نهایی است که باعث تغییرات مثبت در سازمان می‌شود. پس در این دانش، آغاز، برنامه‌ریزی و کنترل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که باعث تحویل یک محصول یا خدمت خواهد شد. پروژه‌هایی که نیازمند یک مدیریت استوار هستند:
- تولید یک محصول یا خدمت جدید به شکل محسوس یا نامحسوس؛
- دارای مدت زمان محدود باشد: یک شروع و پایان داشته باشند؛
- از نقطه نظر گروه یا تیم دارای پیچیدگی باشد؛
- نیازمند مدیریت تغییرات باشد؛
- نیازمند مدیریک ریسک باشد.
سرمایه‌گذاری در این حوزه مزایایی نظیر زیر را به همراه خواهد داشت.
- افزایش احتمال موفقیت پروژه و دستیابی به نتایج؛
- تضمین استفاده بهتر از منابع؛
- برآورده کردن نیاز‌های ذینفعان پروژه؛
چه زمانی از مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم؟
پروژه‌ها از فعالیت‌های روزمره کسب و کارها جدا هستند و زمانی تعریف می‌شوند که سازمانی بخواهد محصول، خدمت یا راه حلی برای برآورده کردند مجموعه‌ای از نیازها یا الزامات در زمان محدود ارائه کند. پروژه‌ها نیازمند یک تیم از افراد هستند که موقتا گرد هم آیند تا روی اهداف پروژه تمرکز کنند. بنا به تجربه، کار تیمی موثر کلید موفقیت پروژه‌ها است. اهداف پروژه مبتنی بر خروجی‌ها، مزایا و اهداف استراتژیک سازمانی بیان می‌شوند. هنگامی که با چنین شرایطی مواجه می‌شویم بهترین کار استفاده از علم مدیریت پروژه است.
چه کسانی از مدیریت پروژه استفاده می‌کنند؟
هر کسی که پروژه‌ای را مدیریت می‌کند حتی اگر به طور رسمی مدیر پروژه نامیده نشود، از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. پروژه هر چیزی می‌تواند باشد؛ حتی سازماندهی یک رویداد زیرا به تیمی از افراد و مدیریت فعالیت‌ها احتیاج دارید. پروژه‌ها در هر صنعت و کسب و کاری تعریف می‌شوند؛ صنایعی نظیر حمل و نقل، فناوری اطلاعات، تولید محصول، ساخت، امور مالی و حقوقی.
روند (ترند) آینده در مدیریت پروژه
اکنون 50 سال از پدیدار شدن علم مدیریت پروژه می‌گذرد و تا کنون ترندهایی در حوزه بوجود آمده است که شامل جهانی شدن، بروز روش‌های جدید، تکنیک‌ها و کاربردها می‌شود. الان نیز این دانش با ترندهایی روبرو خواهد شد که ممکن است آن را به کلی دگرگون سازد. در ادامه این روندها (ترندها) را بررسی می‌کنیم.
هوش مصنوعی:
هوش مصنوعی در آینده نزدیک توانایی این را دارد که کیفیت و کمیت اقلام تحویل شدنی پروژه‌ها را به کلی تغییر دهد. به عنوان مثال در سال‌های آینده اعضای یک تیم پروژه می‌توانند با یک نرم‌افزار یا اپلیکیشن که از هوش مصنوعی استفاده می‌کند به صورت کلامی گزارش روزانه خود را ارائه دهند و وقتی که به خانه رسیدند، موتور هوش مصنوعی گزارش آن‌ها را تحلیل کرده باشد و یک گزارش لحظه‌ای از پیشرفت فعالیت‌ها ارائه کند.
از این جالب‌تر این است که در کنار فراهم کردن چنین گزارشی، تیم پروژه می‌تواند از پیشنهادهای هوش مصنوعی برای بهبود عملکرد پروژه استفاده کند یا درس آموخته‌های تیم‌های مشابه را با توجه به وضعیت پروژه خود دریافت کنند.
مدیریت پروژه سازمانی:
امروزه در سازمان‌ها تلاش‌هایی برای از میان بردن فاصله میان توسعه استراتژی و نتایج استراتژیک انجام می‌شود که مدیریت پروژه سازمانی شامل سبد، برنامه و مدیریت پروژه قابلیت حل این مسئله را دارد. چه به مدل‌های مدیریت پروژه نگاه کنید یا مدل‌های چابک، استراتژی زمانی به واقعیت می‌پیوندد که به فرآیندهایی که افراد در سازمان انجام می‌دهند، متصل شود. بنابراین در سطح سبد، مکانیزم‌هایی وجود دارد که سرمایه‌گذاری سازمانی را به نتایج کسب و کار پیوند دهد. در سطوح برنامه و پروژه، تیم‌ها نتایجی را بدست خواهند آورد که اهداف استراتژیک کسب و کار و مشتریان راضی را بوجود می‌آورد.
تیم‌های پروژه مجازی:
در بسیاری از سازمان‌ها تیم‌های پروژه‌های داخلی در حال کوچک‌تر شدن هستند در حالیکه اتکا به متخصص‌هایی که از راه دور وارد پروژه می‌شوند در حال افزایش است. به لطف دیجیتالی شدن، این کارمندان نیاز ندارند که در یک مکان فیزیکی مشخص حضور داشته باشند. در وافع هرجایی از دنیا می‌توانند باشند و در یک تیم پروژه مجازی کار کنند. این موضوع مزایای زیادی را به همراه دارد که حداقل آن کاهش سفر و کاهش هزینه‌های مدیریت و لجستیکی است. برای موفق شدن، چنین تیم‌هایی نیاز به ایجاد کانال‌های ارتباطی و نرم‌افزاری خوب دارند.
متدولوژی‌ها:
نتیجه کار از راه دور بر روی پروژه‌ها این خواهد شد که مدیران پروژه نیازمند فرآیندهای قابل اطمینانی هستند که وابستگی آن‌ها به جریان کاری سنتی را کاهش دهد. بنابراین مدیران پروژه آینده نیاز به پیروی از فرآیندهایی را دارند که بیشتر جهت گرا باشند. چابک (Agile) مجموعه‌ای از اصول است که رویکردی انعطاف‌پذیر را در مقایسه با جریان‌های کاری سنتی در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد. مفاهیم چابک در صنایع و کسب و کارهای مختلف توجه با به خود جلب کرده است.
هوش هیجانی:
چنانکه تکنولوژی نقش اصلی را در مدیریت پروژه ایفا خواهد کرد، نیاز به مدیر پروژه‌ای که سطح هوش هیجانی بالاتری را دارا باشد بیشتر خواهد شد. این مدیر پروژه مهارت‌های اجتماعی قوی، همدلی و ایجاد انگیزه در دیگران را دارد تا به نتیجه و محصول نهایی فائق آیند. در واقع با هوش هیجانی و مهارت‌های نرم، بهره‌وری و کیفیت تیم‌های کاری بهبود پیدا خواهد کرد و باعث جلب رضایت بیشتر کارفرما خواهد شد.
در صورتیکه نیاز به مشاوره دارید، می‌توانید صفحه شرح خدمات مشاوره مدیریت پروژه را مطالعه کنید و با کوایدر تماس بگیرید.
1 دیدگاه