داشتن یک مدیر پروژه خوب اولین قدم در رسیدن به یک پروژه موفق است ولی عوامل دیگری نیز وجود دارند که کیفیت خروجی‌های یک پروژه را تعیین می‌کنند. عواملی نظیر برنامه‌ریزی دقیق، توجه به جزئیات و ارتباطات اثریخش می‌توانند میران موفقیت یک پروژه را مشخص کنند. همچنین مدیریت عالی و انجام درست مراحل خاتمه پروژه است که موفقیت یک شرکت در انجام پروژه‌هایش را تضمین می‌کند. در ادامه عوامل موفقیت پروژه‌ها از دید ما را می‌توانید مطالعه کنید.

1. افراد باهوش

بدون داشتن یک گروه مناسب، هر استراتژی و برنامه‌ای ریسک شرکت را دارد. به همین خاطر هسته اصلی تیم پروژه، منابع، تامین‌کنندگان و سهام داران باید بخشی از یک تیم پویا یا داینامیک باشند. همگی باید به تیم پروژه تعهد داشته باشند و نظرات خود را در مورد پروژه با اعضا به اشتراک بگذارند.

مدیران پروژه اگر با کمبودی در تیم پروژه مواجه شوند ممکن است کل پروژه به خطر بیافتد. رهبری نادرست گروه و عدم هماهنگی میان اعضای گروه پروژه می‌تواند منجر به شکست شود. بنابراین خیلی مهم است که افراد مناسبی متناسب با تخصص‌های مناسب در گروه پروژه قرار گیرند و از صحت عملکرد آن‌ها مطمئن بود. اینکه اعضای تیم با یکدیگر ارتباط داشته باشند و از انجام کارهای جزیره‌ای پرهیز شود، میزان حرفه‌ای بودن یک تیم را نشان می‌دهد.

2. برنامه ریزی دقیق

برنامه‌ریزی جامع برای شروع موفق یک پروژه ضروری است. تمامی ذینفعان باید در فرآیند برنامه‌ریزی دخیل باشند و بدانند پروژه همواره به چه جهتی می‌رود. برنامه‌ریزی می‌تواند به تیم پروژه کمک کند تا ضرب العجل‌های پروژه را رعایت کنند و سازماندهی شده باقی بمانند. برنامه‌ریزی دقیق پروژه نه تنها باعث حفظ تمرکز اعضای پروژه می‌شود بلکه همیشه ذینفعان را از روند پیشرفت پروژه مطلع می‌کند.

مزایای زیادی برای برنامه‌ریزی دقیق می‌توان متصور بود. اولین مزیت آن طراحی فعالیت‌ها پروژه به صورت منطقی و در نظر گرفتن زمان‌های واقع بینانه برای انجام فعالیت‌ها است. با اندازه‌گیری درست زمان انجام فعالیت‌ها می‌توان به تخمین درست و دقیقی از هزینه‌های پروژه و همچنین ضرب العجل‌های کاری در تحویل دستاوردهای پروژه به کارفرما دست یافت. برنامه‌ریزی پروژه همچنین باعث شناسایی نیاز به منابع برای انجام فعالیت‌ها می‌شود.

3. ارتباطات اثربخش

مشاهده دقیق جزئیات و شنیدن ورای اطلاعات یکی از کلیدی‌ترین عوامل موفقیت پروژه‌ها است. حفظ ارتباطات باز با گروه پروژه ضروری است. زمانی که تحت نظر یک برنامه زمان‌بندی کار می‌کنید و همه از آن مطلع هستند، مهم است که تمامی اعضای پروژه همیشه در مورد وضعیت پروژه آگاه باشند. اگر مشکلی در یک قسمت از پروژه پدیدار شود، می‌توان بخش‌های دیگری از پروژه را تحت تاثیر قرار دهد. حفظ ارتباطات بهترین راه حل در جلوگیری از بروز اشتباه و مشکلات در پروژه هستند.

همچنین ارتباطات باید درون سازمان متمرکز باقی بماند. داشتن تاریخچه‌ای از پروژه‌ها امکان دسترسی آسان به سیاست‌ها و فرآیندهای کسب و کاری که قبل موفقیت آمیز اجرا شده‌اند را فراهم می‌کند. اگر این کار انجام نشود، اعضای تیم پروژه ممکن است دچار تکرار اشتباهات که قبلا هم اتفاق افتاده‌اند. گوش سپردن به ذینفعان پروژه و توجه به نظرات آن‌ها در موفقیت پروژه بسیار اهمیت دارد.

ارتباطات خوب همچنین شامل این می‌شود که چه زمانی باید نه گفت. تیم پروژه نباید هیچ گاه قولی در مورد دستاوردی که قادر به تحویل آن نیست، بدهد. نه گفتن در ابتدا از مشکلات آتی جلوگیری می‌کند. همیشه باید در مورد مواردی که تیم پروژه می‌توانند انجام دهند و زمان تحویل آن‌ها صادق بود.

4. مدیریت ریسک

یک مدیر پروژه حرفه‌ای می‌داند که احتمال کمی وجود دارد که تمامی فعالیت‌ها به موقع پیش روند. در طی زمان‌بندی پروژه باید ریسک‌های انجام فعالیت‌ها که ممکن است پروژه به آن‌ها برخورد کند در نظر گرفته شوند. باید اطمینان حاصل شود که تمامی ذینفعان از گزارش ریسک‌های پروژه مطلع هستند. اگر اتفاقی پیش بیاید، آنوقت تیم می‌تواند به سرعت مشکل بوجود آمده را برطرف کند زیرا از قبل این موضوع و راه حل آن پیش‌بینی شده است. این موضوع به اعضای تیم پروژه نیز اعتماد به نفس می‌دهد و خیال کارفرما را نیز راحت می‌کند.

5. خاتمه پروژه

اگر یک پروژه خاتمه‌ای قوی نداشته باشد، احتمال این می‌رود که در آینده‌ای نزدیک منابع اضافه‌ای صرف شود. اعضای گروه پروژه باید از اینکه تمامی معیارهای پروژه به خوبی برآورده شده‌اند اطمینان یابند. تاییدیه تحویل پروژه، آزمایش‌های مربوطه باید همگی زیر نظر کارفرما انجام شده باشد تا از صحبت عملکرد تحویل شدنی‌های پروژه اطمینان یافت. پرسشنامه‌های رضایت، اسناد خوبی برای جمع‌آوری گزارش و کسب اطلاعات مفید می‌باشند.

این وظیفه مدیر پروژه است تا مطمئن شود که همه چیز مطابق انتظارات انجام و تحویل کارفرما شده است اما داشتن یک مدیر پروژه خوب تضمین موفقیت پروژه نیست؛ بلکه کل تیم پروژه باید توجه زیادی به تحویل شدنی‌های بخش خود داشته باشند تا پروژه با موفقیت همراه باشد.