آیا تصور می‌کنید که با گرد هم آوردن افراد با استعدادی مانند طراحان، برنامه‌نویسان، مهندسان، بازاریابان و فروشندگان همه چیز کامل و بی نقص است؟ آیا اینگونه مطمئن هستید که تیم شما به اهداف خود خواهد رسید؟. تا وقتی که تصویر مدیریت پروژه را با این تیم خود اضافه نکنید، با ددلاین‌های به تعویق افتاده، ارتباطات ضعیف و دوباره کاری‌ها مواجه خواهید شد. نیاز است تا گروه مدیریت پروژه در کسب و کار شما مسئول مدیریت پروژه‌های تیمی باشند.

هنگامی که یک پروژه با مدیریت ضعیف به محصول نهایی خود می‌رسد، نتیجه می‌تواند بسیار ناامیدکننده باشد. بسیاری از پروژه‌ها با یک تیم بی‌نظیر آغاز می‌شوند و به نظر مدیران همه چیز خوب است؛ اما با ادامه فعالیت‌ها کم کم مشکلاتی پدیدار می‌شود که به نظر اوضاع از حالت عادی خارج شده است. بسیاری از پروژه‌ها در میانه راه متوقف می‌شوند و به سرانجامی نمی‌رسند و بسیاری دیگر که با وجود مشکلات به پایان می‌رسند، به محصول یا موارد تحویل شدنی نامطلوبی می‌رسند. در واقع این نوع پروژه‌ها درست است که پایان پذیرفته‌اند اما با اهدافی که از ابتدا مشخص شده بودند، بسیار فاصله دارند. برای همین است که دانش مدیریت پروژه توسط خبرگان پدید آمده است و اکنون نیز مرسوم است که یک گروه مدیریت پروژه لازمه هر کسب و کار است.

برای تسهیل مدیریت پروژه در کسب و کار شما، نیاز به فرآیندها، سیاست‌ها و ابزار مناسب دارید تا بتوانید فعالیت تیم‌های کاری و ارتباطات آن‌ها با یکدیگر را مدیریت کنید. بدون تاکتیک‌های هوشمندِ هماهنگی، برنامه‌هایی که دارید به نتیجه نخواهند رسید. اما چندین راه برای بهبود مدیریت پروژه و جلوگیری از به وجود آمدن بحران کاری در تیم‌ها وجود دارد.

ترسیم جزئیات کاری توسط گروه مدیریت پروژه

شما نمی‌توانید یک پروژه را بدون دانش نسبت به محدوده، تیم مسئول و خروجی‌های انتظاری مدیریت کنید. جزئیات کاری را ترسیم کنید تا بتوانید نقشه‌ای داشته باشید که نشان دهد پروژه شما در طول زمان چگونه باید توسعه یابد. پیشنهاد می‌شود از فرآیندهایی برای ترسیم جزئیات کاری آن‌ها شروع کنید که از بهره‌وری نسبتاً کمتری برخوردارند و ایجاد گلوگاه می‌کنند.

نقشه‌ها نمی‌توانند به افرادی که آن‌ها را نمی‌خوانند کمک کنند. بنابراین حتما از مستنداتی که برای ترسیم جزئیات کاری استفاده می‌کنید، پیروی هم کنید!. سعی کنید طرح‌های بصری یک صفحه‌ای از فرآیندها برای راهنمایی اعضای تیم فراهم کنید. همچنین در صورت امکان می‌توانید جریان کاری را در نرم‌افزار مدیریت پروژه در اختیار افراد قرار دهید تا بتوانند به راحتی و با سرعت فعالیت‌ها خود را مدیریت کنند و دیگر اعضای تیم نیز از وضعیت فعالیت‌های هم تیمی خود آگاه شوند.

نقاط عطف (Milestone) پروژه را شناسایی و رصد کنید

پیشنهاد می‌شود که گروه مدیریت پروژه برای تیم‌های کاری تکمیل زمان‌بندی دقیقی نسبت به پایان فعالیت‌های مهم در جریان‌ کاری، لحظات تصمیم‌گیری‌های کلیدی، تحویل اولیه محصول و تکمیل تست‌های اولیه داشته باشند. به چنین رویدادهایی در مدیریت پروژه Milestone یا نقاط عطف پروژه گفته می‌شود که رسیدن به آن‌ها اهمیت بالایی دارد زیرا به این معنی است که بخش مهمی از کار انجام شده است. باید آن قدر در مدیریت پروژه تیم خوب عمل کنید تا به نقاط عطف طبق زمان‌هایی که از قبل پیش‌بینی کرده‌اید برسید. پس از ابتدای شروع به فعالیت، نقاط عطف مهمی را برای پروژه‌ خود طبق زمان‌بندی مشخص کنید و همیشه وضعیت را برای اینکه آیا به موقع به آن‌ها می‌رسید یا خیر رصد کنید تا اگر نیاز است و کارها به خوبی پیش نمی‌روند، بتوانید اقدامات اصلاحی را انجام دهید.

علاوه بر نقاط عطف، همیشه وضعیت بودجه و اطلاعات را هم رصد کنید. شما باید بدانید که چه میزان پول برای بخش‌های مختلف پروژه خود نیاز دارید یا چه میزان اطلاعات در نقاط حساس پروژه باید جمع‌آوری کرده باشید. هرچه بیشتر نسبت به این مسائل آگاهی داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید مشکلات پروژه تیمی را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگتر، شناسایی و اصلاح کنید.

در صورتیکه در پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت پروژه نیاز به مشاوره دارید، می‌توانید از خدمات مشاوره مدیریت پروژه استفاده کنید.

از ابزارهای بهتری برای فرآیندهای کاری استفاده کنید

هر گروه مدیریت پروژه ای نیاز به یک ابزار مدیریت پروژه دارد. حتی اگر تیم شما به خوبی کار می‌کند، روزی می‌رسد که دو نفر بر سر اینکه چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهد بحث خواهد شد!. چنانکه کسب و کار شما رشد می‌کند، افرادی به شما ملحق می‌شوند و افرادی نیز تیم را ترک می‌کنند و چیزهایی که روزی به راحتی فهمیده می‌شدند، به راحتی هم از بین می‌روند. بهتر است که فرآیندهای مدیریت پروژه را پیاده‌سازی کنید تا چنین معضلاتی برای شما پیش نیاید.

اگر شما در گروه مدیریت پروژه خود ابزار مدیریت پروژه ندارید یا ابزار جدیدی را نیاز دارید، با جستجویی ساده به پلتفرم‌های هماهنگی تیمی و کاری خواهید رسید که بسیار از آن‌ها نیز رایگان می‌باشد یا حداقل پلن‌های رایگانی نیز با امکانات محدودتری به شما ارائه می‌کنند. پس یک ابزار مناسب پیدا کنید که به شما اجازه می‌دهد تا در لحظه متوجه شوید که پروژه‌ شما چه وضعیتی را دارد، انجام فعالیت‌ها در چه وضعیتی می‌باشند و راه ارتباطی را برای هر کسی که به شما ملحق می‌شود، باز نگه دارید. هماهنگی زمانی که به سرعت وضعیت هر پروژه‌ای را با ارتباطات یکپارچه متوجه شوید، بسیار آسان‌تر است.

آزمایش، ارزیابی و تنظیم مجدد توسط گروه مدیریت پروژه

تجربه‌های برتر مدیریت پروژه و بهترین پروژه‌های انجام شده همگی دارای یک ویژگی مشترک بوده‌اند: انعطاف‌پذیری. اثربخشی ابزارها و فعالیت‌های مدیریت پروژه را پیوسته ارزیابی کنید و هر زمانی که نیاز است تنظیمات مجدد را انجام دهید. به صحبت اعضای تیم به خوبی گوش دهید و به آن‌ها توجه کنید تا فرآیندها و فعالیت‌ها همانطور که انتظار می‌رود انجام شوند. چیزی که برای شما منطقی به نظر می‌رسد، ممکن است برای آن‌ها جواب ندهد. به خاطر داشته باشید، آن‌ها کسانی هستند که هر روز همان کار را انجام می‌دهند. اگر در انتخاب یک گزینه از بین دو گزینه مردد هستید، از آزمایش A/B استفاده کنید و ببینید از کدام روش بهتر پاسخ می‌گیرید.

همانطور که با تیم خود برای بهبود هماهنگی و ارتباطات تلاش می‌کنید، از ایجاد تغییرات کوچک و ایجاد بهبود در فرآیندهای کاری واهمه نداشته باشید. بعداً می‌توانید تکه‌های کوچک فرآیندها را اضافه یا کم کنید ولی هسته اصلی استراتژی مدیریت پروژه شما باید برای سالیان زیاد استوار باشد.