استانداردهای مدیریتی نظیر استانداردهای زیست محیطی، ایمنی و کیفیت معمولاً به صورت جداگانه در سازمان‌ها پیاده‌سازی می‌شوند اما باید بدانید که همگی وجه اشتراکاتی دارند که باعث می‌شود بتوان آن‌ها را در یک سیستم یکپارچه مدیریت نمود.

فلسفه کیفیت در سیستم‌های مدیریت برگرفته از چرخه Plan-Do-Check-Act یا PDCA می‌باشد که یک فرآیند تکرارشونده حل مسئله است و باعث برطرف شدن مشکلات کیفیتی و بهبود فرآیندهای کسب و کار می‌شود. بنابراین استانداردهای مدیریتی نظیر ایزو 9001 (استاندارد جامع مدیریت کیفیت)، استاندارد ایزو 14001 (استاندارد زیست محیطی)، استاندارد ایزو 45001 (استاندارد ایمنی و بهداشت)، همگی ریشه در این چرخه دارند.

پیشنهاد مطالعه مقاله: سیستم یکپارچه مدیریت (IMS) چیست؟

سازمان‌ها با پیاده‌سازی این استانداردها همپوشانی‌های میان آن‌ها را خواهند دید که می‌تواند فرصتی برای مدیریت یکپارچه آنها در قالب یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) فراهم کند. در واقع IMS میان تمام سیستم‌ها، روش‌های اجرایی و فرآیندهای سازمانی هماهنگی ایجاد می‌کند تا سازمان قادر به کنترل و نظارت بر تمام آن‌ها در یک چارچوب کامل و متحد باشد.

آیا IMS برای کسب و کار شما مناسب است؟

واقعیت این است که پیاده‌سازی سیستم مدیریتی یکپارچه یا IMS برای هر سازمانی ضروری نیست. درست است که از مزایای IMS گفتیم (هماهنگی میان سیستم‌های مدیریتی مختلف) اما هر سازمانی هم لزوماً با پیاده‌سازی IMS منفعت نخواهد برد. تنها زمانی اقدام به پیاده‌سازی آن کنید که اهداف شفاف کسب و کاری داشته باشد؛ در غیر اینصورت بهتر است این کار را نکنید. مزایای پیاده‌سازی سیستم مدیریتی یکپارچه کاهش هزینه‌ها و ایجاد هماهنگی بین سیستم‌های مدیریت مختلف است.

سازمانی را تصور کنید که از موارد شیمیایی خطرناک برای تولید نوعی اسباب‌بازی در یکی از کارخانه‌های خود استفاده می‌کند. مسلماً این مواد شیمیایی در سیستم‌های ایمنی و بهداشت شغلی، زیست محیطی و کیفیت باعث ایجاد نگرانی‌هایی می‌شوند. حال بیایم این سازمان را از جنبه‌های مختلف بررسی کنیم:

  • محیط زیست: مواد اولیه شیمیایی ممکن است برای محیط زیست سمی و خطرناک باشند. همچنین نیاز است تا انتشارات موجود در هوای کارخانه پایش شود؛
  • ایمنی و بهداشت: مواد شیمیایی خطرناک ممکن است سلامتی و بهداشت کارکنان را در معرض خطر قرار دهد؛
  • کیفیت: استفاده از محصول نهایی با توجه به اینکه از آن مواد شیمیایی خطرناک تولید شده است، باید استاندارد کیفی لازم را داشته باشد.

از آنجایی که مواد شیمیایی هر سه سیستم فوق را تحت تاثیر قرار می‌دهند، لازم است تا استانداردهایی برای هر کدام پیاده‌سازی شوند و از طرفی چون وجوه اشتراکی بین آن‌ها وجود دارد، در یک سیستم مدیریت یکپارچه این امر صورت پذیرد.

مزایا و معایب IMS

برای اینکه تصمیم بگیرید که آیا پیاده سازی IMS برای شما به صرفه است یا خیر، بهتر است ابتدا مزایا و معایب این سیستم را بدانید؛ ممکن است به این نتیجه برسید که پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه برای شما لازم نیست.

  • صرفه جویی در هزینه: استانداردهای مدیریتی الزامات مشترک زیادی با یکدیگر شامل کنترل مستندات، ممیزی و آموزش دارند. در سیستم یکپارچه مدیریت، برخی از این فرآیندها می‌توانند با هم ادغام شوند که باعث صرفه جویی در هزینه انجام فرآیندها خواهد شد. همچنین به هنگام ثبت گواهینامه‌های مربوطه به خاطر اخذ چندین سیستم همزمان از تخفیف‌هایی برخوردار می‌شوید.
  • صرفه جویی در زمان: به این خاطر که پیاده‌سازی تک تک سیستم‌های مدیریتی که صحبت شد فرآیند زمان‌بر است، با یکپارچه‌سازی و ادغام برخی فرآیندها این کار در زمان کمتری انجام می‌گیرد.
  • تقویت برند: در صورتی که برای سازمان مسائل حادی در زمینه زیست محیطی، ایمنی یا کیفیتی به وجود آید، تاثیر منفی در نگاه مشتریان و رسانه‌ها می‌تواند داشته باشد. پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه از وجود چنین اتفاقاتی می‌تواند جلوگیری کند.
  • هماهنگی: وجود سیستم IMS باعث افزایش هماهنگی بین واحدهای سازمانی می‌شود. اطلاعات بهتر در سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند و همه واحدهای سازمانی یک هدف یکسان را دنبال می‌کنند.

با پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه، کنترل مستندات، ممیزی‌ها، آموزش و تمامی جنبه‌های عملکردی کسب و کار را در چهارچوب یک استاندارد یکپارچه قرار می‌دهد. این سیستم باعث هم‌افزایی و ایجاد سینرژی در سازمان در تولید محصولات و خدمات می‌شود و اطمینان می‌دهد که خروجی‌های سازمان منطبق با اهداف، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان باشد.

حتی پیاده‌سازی اولیه از این سیستم باعث باز شدن یک دریچه نگاه کل‌نگر و هم‌افزا به تمامی جنبه‌های کسب و کار می‌شود و فرصت‌های بهبود زیادی را به مدیران سازمانی ارائه می‌دهد.

کوایدر ارائه‌دهنده خدمات مشاوره پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) می‌باشد

نتیجه‌گیری

یک سیستم مدیریتی یکپارچه تمامی فرآیندها و سیستم‌های موجود در یک سازمان را درون یک چهارچوب استاندارد هماهنگ می‌کند و باعث ایجاد سینرژی در سازمان می‌شود. اولین مزایایی که از پیاده‌سازی یک IMS می توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و ایجاد هماهنگی میان ارکان مختلف سازمان است. سیستم مدیریت یکپارچه هنگامی که باید در سازمان ایجاد شود که واقعاً در آن سازمان یا کسب و کار مزایای مشخص و شفافی برای اجرا داشته باشد و صرفاً به خاطر یکپارچه‌سازی این فرآیند طی نشود.