دلایل زیادی وجود دارد که سازمانها از خدمات مشاوره مدیریت استفاده میکنند. مانند پیدا کردن ایدههای تازه برای حل مشکلات یا استفاده از مهارت و تجربهای که در سازمان کارفرما در دسترسی نیست. اگر سازمانی در زمان درست و با دلایل درست اقدام به استفاده از خدمات مشاوره مدیریت کند، بسیار میتواند برای سازمان با ارزش باشد. اما این موضوع بدون بهبود ارتباطات بین مشاور و کارفرما میسر نمیشود. در واقع ارتباطات ضعیف در انجام پروژههای مشاوره به شدت روی کارایی و اثربخشی پروژه تاثیر منفی میگذارد. این بهبود ارتباطات فی ما بین، باید در فاز آمادهسازی پروژه مشاوره از سوی کارفرما و مشاور طی جلسات اولیه انجام شود. مدیریت پروژه مشاوره برای این منظور باید به خوبی انجام شود.
نکته کلیدی که باعث موفقیت در مدیریت پروژه های مشاوره میشود، درک درست از نیازمندیها و مشکلات کارفرما توسط مشاور است. اما ارتباطات ضعیف نتیجهای جز کارفرمای ناراضی و شکست پروژه به همراه ندارد و کارفرما نیز باید اطمینان حاصل کند که مسئله سازمان به خوبی برای مشاور بیان شده باشد. البته این به این معنی نیست که یک پروژه شکست خورده حتما به دلیل بیان ناقص صورت مسئله به مشاور است. در ادامه پیشنهاداتی را هم برای مشاورین و هم برای کارفرمایان ارائه کردهایم تا از استخراج اطلاعات مورد نیاز پیش از شروع یک پروژه مشاوره و ایجاد درک مشترک میان مشاور و سازمان اطمینان حاصل شود.
پیشنهاد به مشاورین مدیریت و سازمانها
پیشنهادهایی به کارفرمایان:
- در مورد هدف، دامنه و اهداف پروژه و فعالیتها شفاف باشید؛
- بهترین مدل همکاری بین سازمان خود و مشاور را به خوبی برای مشاور بیان کنید؛
- دقیق بدانید که به دنبال چه چیزی هستید؛
- از فیدبک دادن در مراحل اولیه و انجام پروژه به مشاور پرهیز نکنید؛
- ارتباطات بلند مدت با مشاور به وجود آورید؛
- از مشاور انتظار داشتن یک متدولوژی مشخص برای انجام فعالیتهای مشاوره داشتید باشید و نه ففط دریافت لیست فعالیتها.
پیشنهادهایی به مشاورین مدیریت:
- ارتباطات خوبی با کارفرما ایجاد کنید و به خوبی نیازهای سازمان و مسئله را شناسایی کنید؛
- مطمئن شوید که مسئله را به خوبی درک کرده اید؛
- صنعت مورد نظر را به خوبی شناسایی کنید و جایگاه رقابتی سازمان در بازار را درک کنید؛
- برای شفاف سازی بیشتر از کارفرما سوال کنید تا از چالشهای سازمان آگاه شوید؛
- رویکرد اولیه را پیشنهاد دهید ولی راه حل نهایی را خیر؛
- نظر کارفرما در مورد رویکرد پیشنهادی خود برای حل مسئله را جویا شوید؛
- رابطه مبتنی بر اعتماد را توسعه دهید؛
- فرهنگ سازمانی حاکم بر مجموعه کارفرما را شناسایی کنید و چهارچوبها را بشناسید؛
- مشتاق کمک به کارفرما باشید؛
- سه معیار مهم زمان، هزینه و کیفیت را در ابتدای پروژه به دقت برآورد کنید.
مدیریت پروژه مشاوره
پیشنهاد میشود که برای انجام فعالیتهای مشاوره به آن به چشم یک پروژه نگاه شود. مشاوره مدیریت هم مانند یک پروژه، فازهای شروع، میانه و پایان دارد که اگر اینطور نباشد، مشاوره بیشتر شبیه یک منبع اضافی برای کسب و کار خواهد بود به جای اینکه از تخصص مشاور برای بهبود بهرهوری سازمانِ کارفرما با بکارگیری مجموعهای از فعالیتهای مشاورهای و اقدامات عملی پیادهسازی شوند.
اگر به مشاوره با عینک پروژه نگاه کنیم، فعالیتهای یک پروژه مشاوره را مانند تکنیکهای متداول مدیریت پروژه، میتوانیم هدایت و کنترل کنیم. معمولاً از اصول مدیریت پروژه در پروژههای بزرگ و پیچیده استفاده میشود، اما این اصول به میزانی کاربردی هستند که برای ارائه خدمات مشاوره مدیریت نیز قابلیت پیادهسازی دارند و به مشاورین مدیریت یک چهارچوب خوب برای اطمینان از صحت پیشرفت درست پروژه ارائه میکنند.
3 جزء کلیدی در مدیریت پروژه های مشاوره
در مدیریت پروژه سه متغیر اصلی زمان، هزینه و کیفیت وجود دارد که باید بین آنها یک تعادل برقرار شود. در ادامه این بخش بیشتر در این باره توضیح میدهیم.
زمان: مشاور باید تخمین خوبی از مدت زمان انجام پروژه مشاوره داشته باشد که هم مشاور و هم کارفرما روی آن توافق داشته باشند. برخی از فعالیتها مدت زمان کمی برای انجام نیاز دارند و برخی دیگر مدت زمان بیشتری. همچنین رعایت پیشنیازی و پسنیازی برای انجام فعالیتهای به هم وابسته باید در نظر گرفته شوند. پس برنامهای که مشاور به کارفرما ارائه میکند باید مدت زمان مشخصی برای انجام و پیادهسازی آن تعیین شده باشد و اگر در حین پروژه به دلیل عدم قطعیتهای موجود نیازمند افزایش زمان بود، حتما این موضوع با کارفرما از ابتدا مطرح شده باشد. ارائه یک برنامه زمانبندی به کارفرما در مورد نحوه ارائه خدمات مشاوره مدیریت، میتواند در نگاه کارفرما حرفهای باشد و میزان اطمینان به مشاور را نزد کارفرما افزایش دهد.
هزینه: از نگاه مدیریت پروژه، پروژههای با ابعاد بزرگ اغلب با تجاوز از میزان هزینهای که در ابتدا برای آن در نظر گرفته شده است، مواجه میشوند. زیرا در حین پیادهسازی، اغلب مشکلات فنی پیش میآیند که ممکن است در ابتدای تعریف پروژه پیشبینی نشده باشند. مشاور باید در ابتدای تعریف پروژه و ارائه پیشنهادیه، تمامی هزینهها حتی هزینه تحقیقات، سفر، دسترسی به اطلاعات و… را در نظر بگیرد و به کارفرما ارائه کند.
کیفیت: الزامات مورد نیاز کارفرما باید به خوبی رعایت شوند و نیازمندیهای سازمان به درستی در فرآیند مشاوره و اجرا پاسخ داده شوند. بهتر است که مشاور و کارفرما روی شاخصهای قابل اندازهگیری که نشان دهنده کیفیت خروجیها باشد، توافق کنند. اغلب مشاورین و خود سازمان میدانند که با پیادهسازی یک پروژه مشاوره انتظار دارند به چه نتایجی دست یابند. کافی است معیارهایی را طراحی کنند که در حین اجرای پروژه هم بتوان میزان پیشرفت در حل مسئله را نشان داد و هم کیفیت خروجیهای نهایی را. مشاور نیز باید در حین انجام پروژه، به حفظ سطح کیفیت فرآیندها متعهد باشد؛ در غیر اینصورت کیفیت پایین میتواند باعث افزایش دوبارهکاری و افزایش هزینه و زمان پروژه شود و در نهایت نارضایتی کارفرما را به همراه داشته باشد.
سه اجزای بالا (زمان، هزینه و کیفیت) باید به نقطه تعادلی برسند و این موضوع بدون ایجاد و بهبود ارتباط با کارفرما مهیا نمیشود. همچنین مشاور وظیفه دارد تا در حین انجام پروژه، به کارفرما در مورد نحوه پیشرفت پروژه در ساختار این سه جز گزارش دهد، تا سازمان از پیشروی درست پروژه مطمئن شود.
نتیجه گیری
مدیریت پروژه های مشاوره نیز میتوانند توسط مفاهیم مدیریت پروژه، انجام شوند. ابتدای تعریف یک پروژه، مشاور باید مطمئن شود که به درک مناسبی از خواستههای کارفرما و مسئله سازمان رسیده است. در این مقاله برای اطمینان از این موضوع به کارفرما و مشاورین، پیشنهادهایی ارائه شده است. همچنین سه جز اصلی مدیریت پروژه یعنی زمان، هزینه و کیفیت که باید در ارائه خدمات مشاوره مدیریت به سازمانها به خوبی برآورد و کنترل شوند شرح داده شد تا یک پروژه مشاوره در چهارچوب توافق شده بین سازمان و کارفرما انجام شود؛ در غیر اینصورت ریسک شکست پروژه افزایش خواهد یافت.