مدیریت فرایند های کسب و کار (BPM) چه مسائلی را در سازمان حل می‌کند؟ معمولاً این سوال بسیاری از مدیران ارشد سازمان‌ها است و تمایل دارند پاسخ آن را بدانند؛ هر چند شاید آن را به واقعاً نپرسیده باشند!. پس مهم است که پاسخی برای این سوال داشته باشید.

در بسیاری از مواقع زمانی که تیمی در سازمان مسئول بهبود یا ارتقاء کیفیت خدمات، محصولات یا فرآیندها است، برای آن‌ها شفاف است که پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار رویکرد مناسبی برای رسیدن به اهداف کلیدی است. به همین خاطر چنین تیمی تمایل دارند تا روی سیستم مدیریت فرایند ها تمرکز کنند و به مدیران بالادستی توضیح دهند که چرا باید چنین یک BPMS را در سازمان استقرار دهند. در واقع باید برای مدیران سازمان شفاف نمود که پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرآیند ها چطور به سازمان در رسیدن به اهداف استراتژیک کمک می‌کند و چه مشکلاتی را در سازمان حل خواهد کرد.

هدف این مقاله، این است که برای پرسش فوق، پاسخ مناسبی را فراهم کنیم.

مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM) چیست؟

قبل از پاسخ به پرسش این مقاله، ابتدا اجازه دهید قدمی به عقب‌تر برگردیم. بررسی کنیم که مدیریت فرآیند های کسب و کار چیست؟. اگر این سوال را در اینترنت جستجو کنید، پاسخ‌های متنوعی دریافت میکنید اما اجازه دهید مناسب تعریف‌ها را به شما ارائه دهیم:

مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM) در حوزه مدیریت عملیات است که روی بهبود عملکرد فرآیندهای سازمان از طریق مدیریت و بهینه‌سازی آن‌ها تمرکز می‌کند.

نظام مدیریت فرایند ها (به جای فعالیت‌ها!) به عنوان ابزاری برای بهود خروجی‌های سازمان و بهبود میزان چابکی سازمان است. فرآیندهای سازمان، گستره وسیعی از مرزهای سازمانی شامل ارتباطات انسانی، جریان اطلاعات، سیستم‌ها و دارایی‌ها را برای ایجاد و رساندن ارزش به مشتریان نهایی در بر می‌گیرد.

موارد فوق، توضیحاتی نیست که باید به مدیران ارشد خود ارائه دهید! اما عباراتی در آن‌ها وجود داشت که باید روی آنها تمرکز کنید:

  • بهبود عملکرد؛
  • بهبود خروجی‌های سازمان و چابکی سازمانی؛
  • ایجاد و ارائه ارزش به مشتریان.

با در نظر گرفتن سه بند فوق، چه مدیران ارشدی هستند که تمایل ندارند به آن‌ها دست پیدا کنند؟ ولی سوال اینجاست که مدیریت فرآیند ها چه مسائلی را دقیقاً حل می‌کند؟

در صورت نیاز به خدمات مشاوره، میتوانید صفحه مشاوره مدیریت فرایند را مطالعه و درخواست خود را ثبت کنید

همگرایی اهداف سازمانی با مدیریت فرایند ها را پیدا کنید

شما باید استراتژی و اهدافی را در سازمان خود پیدا کنید که مدیریت فرآیند های کسب و کار آن‌ها را تقویت و حمایت می کند. لیستی از آن‌ها را تهیه کنید و با تیم خود در سازمان مشورت کنید که سیستم مدیریت فرآیند در کدام یک از آن‌ها تاثیرگذار است. سپس ارتباطی بین اهداف سازمانی و مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار، ترسیم کنید.

حتما قبل از ارائه توضیحات به مدیران ارشد، در تیم خود به یک هم زبانی برسید و روی اهداف استراتژیکی نظیر زیر تمرکز کنید:

  • افزایش سود؛
  • کاهش دوباره کاری‌ها؛
  • کاهش هزینه‌ها؛
  • ارائه ارزش بیشتر.

این‌ها مسائلی هستند که استقرار و پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار در سازمان حل می‌کند.

مسائل دیگری که BPM آن ها را حل میکند

4 موردی که ذکر شدند، تنها مسائلی نیستند که به کمک مدیریت فرآیند ها حل می‌شوند؛ بلکه موارد ویژه‌تری هم وجود دارد که مصداق یا عدم مصداق آن‌ها به نوع سازمان و کسب و کار مربوط است:

  • هماهنگی IT و کسب و کار (به عنوان مثال پیاده‌سازی سیستم ERP در سازمان)؛
  • حفظ دانش؛
  • کنترل فرآیندها؛
  • مدیریت ریسک؛
  • بازآفرینی ساختار سازمان؛
  • تغییر یا انتقال کسب و کار.

گاهی اوقات ممکن است در سازمان، تصمیماتی وجود داشته باشد که بتوانید از آن به عنوان توضیح ارزش مدیریت فرآیند ها استفاده کنید:

  • پیاده‌سازی رویکرد ناب یا بهبود مستمر؛
  • استانداردهای کیفیتی نظیر ایزو 9001؛
  • پیروی از مدل‌ها مانند مدل تعالی سازمانی EFQM.

و تنها چیزی که لازم است، این است که ارتباطی بین موارد فوق در سازمان و BPM پیدا کنید.

در مواردی دیگر، مشکل خاصی در سازمان شناسایی شده است و فقط کافی است توضیح دهید که BPM چطور میتواند سازمان را در کمک به حل آن مشکل کمک کند. برخی از مشکلات رایجی در که در مشاوره به سازمان‌ها به آن برخورد کرده‌ایم:

  • فقدان یک روش کار ثابت؛
  • فقدان یک منبع اطلاعاتی دقیق و متمرکز؛
  • نیاز به استانداردسازی بین دپارتمان‌ها؛
  • نیاز به از بین بردن دلایل شکست در فرآیندها؛
  • نیاز به پشتیبانی برای آموزش و استقرار سیستم ها.

توضیح در مورد مدیریت فرایندهای را از جایی آغاز کنید که مدیران ارشد در صحبت با شما به آن نقطه رسیده‌اند. از آنجا آغاز کنید… .

مدیریت فرایندها چگونه مسائل را حل می‌کنند؟

هنگامی که با مدیران ارشد جهت ایجاد انگیزه برای پیاده‌سازی مدیریت فرآیند ها صحبت می‌کنید، تمرکز را فقط روی مسئله‌ای که آن‌ها برای حل آن مشتاق هستند، حفظ کنید و توضیح دهید که مدیریت فرآیند های کسب و کار، سازمان را قادر میسازد تا:

  • آنچه را در حال اتفاق است مشخص شود و وضعیت مطلوب برای سازمان ترسیم شود؛
  • میزان کارایی انجام فرآیندها را در طول زمان اندازه بگیرد؛
  • اطلاعاتی را فراهم کند تا سازمان متوجه شود که ناکارآمدی فرآیندها کجا هستند و تاثیرات آن‌ها چیست؛
  • فرآیندها را در جهت بهبود اصلاح کند.

به عبارتی دیگر مدیریت فرآیند های کسب و کار روشی برای مدل‌سازی در سازمان است که نشان می‌دهد در حال حاضر فرایندهای سازمان چگونه کار می‌کند (وضعیت حاضر) و چگونه باید کار کند (وضعیت مطلوب). پیاده‌سازی مدیریت فرآیند ها کمک می‌کند تا سازمان از وضعیت حال حاضر به وضعیت مطلوب خود برسد. همچنین بهبودها می‌توانند مدل‌سازی شوند و وقتی بهترین روش‌ها مشخص شدند، بهبودهای پیشنهادی در سازمان پیاده‌سازی شوند.

کوایدر ارائه دهنده خدمات مشاوره مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM) به سازمان‌ها می‌باشد.

هزینه عدم توجه به مدیریت فرآیند ها

می‌توانید هزینه عدم پیاده‌‌سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به مدیران ارشد خود یادآور شوید. البته در این مورد کمی محتاطانه عمل کنید و اگر مناسب و به جا است یادآوری کنید که عدم اتخاذ رویکردی برای حل مشکلات فوق، می‌تواند منجر به افت کیفیت خدمات و محصولات، افزایش دوباره کاری‌ها، از دست رفتن شهرت سازمان و تبعات دیگر شود.

سخن آخر

امیدوارم هستیم این مقاله پاسخ به این پرسش که “مدیریت فرایند های کسب و کار چه مشکلاتی را حل می‌کند؟” و دغدغه اصلی مدیران ارشد در سازمان‍ها است را برطرف کرده باشد. این مقاله با توجه به سوالاتی که مشاورین مدیریت کوایدر در سازمان‌ها و پروژه‌های مختلف با آن مواجه شده‌اند، تنظیم شده است. در صورتیکه پاسخ خود را در موراد فوق پیدا نکردید، می‌توانید زیر این پست کامنت بگذارید.