زمانی که یک مدیر نیاز به کمک داشته باشد ممکن است سراغ مشاورین مدیریت برود تا منبع درستی را برای مواجه با چالش‌های خود را پیدا کرده باشد. ولی ما از چه کمکی صحبت می‌کنیم؟ اهدف استفاده از یک مشاور مدیریت چه می‌تواند باشد و سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارها چه انتظاراتی می‌بایست از مشاورین مدیریت داشته باشند؟

پیشنهاد می‌شود ابتدا مقاله کوتاه مشاوره مدیریت چیست را مطالعه کنید.

اهدف استفاده از مشاورین مدیریت

اهداف استفاده از مشاورین مدیریت را می‌توان از زوایای مختلفی نگاه کرد. اجازه دهید این اهداف را در 5 دسته‌بندی قرار دهیم:

  • رسیدن به اهداف سازمانی؛
  • حل مشکلات کسب و کار و مدیریت؛
  • تشخیص و استفاده از فرصت‌های جدید؛
  • بهبود یادگیری؛
  • پیاده‌سازی تغییرات.

رسیدن به اهداف سازمانی

همه مشاورین مدیریت دوست دارند که به کارفرما در رسیدن به اهداف کسب و کار و اجتماعی خود کمک کنند. این اهداف ممکن است به شیوه‌های مختلفی تعریف شوند: رهبری، مزیت رقابتی، رضایت مشتریان، افزایش کیفیت و بهره‌وری، تعالی سازمانی، بهبود عملکرد، سودآوری، بهبود نتایج کسب و کار، اثربخشی، رشد و … . این مفاهیم و عبارات انعکاس دهنده فکر کارفرما و مشاورین مدیریت است. اهداف سازمانی با توجه به نوع سازمان (شرکت‌های تجاری، سازمان‌های دولتی یا سازمان‌های غیرانتفاعی) تغییر می‌کنند. همچنین مدت زمان ارائه خدمات مشاوره مدیریت برای هر مورد متفاوت است؛ اما فارغ از نوع هدف یا مدت زمان مشاوره، انتظار می‌رود که مشاورین مدیریت برای سازمان کارفرما ایجاد ارزش کنند و دستاورد ملموسی برای رسیدن به اهداف سازمان کارفرما به همراه داشته باشند.

فرضی که در تعیین اهداف سازمان می‌شود این است که کارفرما اهداف خود را از قبل تعریف کرده است. در برخی از سازمان‌ها این موضوع درست نمی‌باشد و مدیریت بدون دید کافی نسبت به اهداف و ماموریت سازمانی عمل می‌کند. سهم مشاوره در چنین موقعیتی توسعه چشم‌انداز آینده، تعیین اهداف بلند پروازانه اما واقعی، توسعه استراتژی‌ها، تمرکز بر نتایج، بررسی مسائل و فرصت‌های سازمانی با دیدگاهی بلند مدت و پایه‌ای است.

حل مشکلات کسب و کار و سازمانی

کمک به مدیران و تصمیم‌گیرندگان در حل مسئله یکی از متداول‌ترین اهدافی بکارگیری مشاورین مدیریت است. وظیقه مشاورین در این مرحله کمک به تعیین و عیب‌یابی در سازمان و تمرکز بر حل مسئله با در نظر گرفتن تمام جنبه‌های مدیریتی و کسب و کار است. مشکل یک سازمان یا کسب و کار ممکن است ریشه‌‌هایی نظیر کمبود نقدینگی، فشار رقابت در بازار، نتایج ضعیف کسب و کاری، عدم رسیدن به اهداف، وجود مشتریان ناراضی، مصرف بیش از حد منابع، از دست دادن فرصت‌ها، عدم تمایل به تغییر، گردش و تغییر بالای کارکنان و … داشته باشد.

مشاور مدیریت در این موقعیت باید توجه دقیقی به مشکل و شیوه تعریف آن داشته باشد. گاهی ممکن است طی صحبت با مدیران از عبارت “مشکل” یا “مسئله” به معنی شکست، اشتباه، کمبود فرصت یا از دست رفتن فرصت استفاده شود که در این زمان مشاور و کارفرما باید به بررسی آن چه در گذشته اتفاق افتاده است، بپردازند و اقدامات اصلاحی را تعریف نمایند. اما در موقعیتی دیگر ممکن است از “مشکل” در مفهوم عام‌تری برای تشریح چیزی که باید اتفاق بیافتد ولی تا کنون محقق نشده است استفاده شود. در این حالت مشاور نیم نگاهی به گذشته خواهد داشت اما توجه بیشتری به آینده در ارائه راه حل باید داشته باشد.

تشخیص مشاورین مدیریت و استفاده از فرصت‌های جدید

مشاورین مدیریت می‌توانند پیشنهادهای آتی بیشتری پس از کمک به سازمان کارفرما در حل مشکلات فعلی داشته باشند. پس از آنکه سازمانی با کمک مشاور مدیریت توانست روند حرکت خود را از گذشته تا کنون بررسی کند و مشکلات را شناسایی کرده و راه حل‌ها را نیز دریافت کند، تمایل دارد تا فرصت‌های جدید را نیز کشف کرده و از آن‌ها بهره‌برداری کند. استفاده از خدمات مشاوره مدیریت و استفاده از ایده‌ها و تجربه مشاورین می‌تواند راهگشا باشد. استفاده از مشاوره مدیریت می‌تواند به سازمان کارفرما در پیدا کردند فرصت‌هایی مانند توسعه بازار جدید و محصولات، استفاده از تکنولوژی‌های جدید، بهبود کیفیت، ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان، ایجاد انگیزه در کارکنان، بهینه کردن استفاده از منابع مالی و یافتن مشتریان جدید و … کمک کند که با استفاده از تجربه مشاورین شناسایی می‌شوند. حتی شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ برای تشخیص و بهره‌برداری از فرصت‌ها از خدمات مشاورین مدیریت استفاده می‌کنند.

بهبود یادگیری

یکی از دیگر اهدافی که از مشاورین مدیریت انتظار می‌رود، آموزش مدیریت و کارکنان سازمان کارفرما می‌باشد تا بتوانند بهتر فرآیندهای خود را انجام دهند و در پیاده‌سازی تغییرات سازمانی بهتر عمل کنند. بسیاری از کافرمایان از مشاورین مدیریت نه تنها فقط برای پیدا کردند راه حل‌ها بلکه برای استفاده از دانش تخصصی مشاور در آموزش روش‌ها استفاده می‌شود. در واقع مشاورین مدیریت در این موقعیت اقدام به برگزاری دوره‌ها یا کارگاه‌های درون سازمانی برای کارکنان کارفرما می‌کنند. همچنین سمینار نیز شکل دیگری از ارائه خدمات آموزش مدیریت برای کارکنان کارفرما می‌باشد.

پیاده‌سازی تغییرات با کمک مشاورین مدیریت

بسیاری از اوقات سازمان کارفرما از مشاور مدیریت انتظار استقرار و پیاده‌سازی موارد پیشنهادی را دارد. مانند استقرار سیستم‌های مدیریتی و یا پیاده‌سازی سیستم BPM و بسیاری از مثال‌های دیگر. در اینصورت مشاور مدیریت بایستی جزئیات طرح خود را در اختیار مدیران ارشد قرار دهد و پس از موافقت کارفرما، طبق برنامه‌زمان بندی فعالیت‌های مربوط به پیاده‌سازی با مسئولیت مستقیم گروه مشاور مدیریت و با نظارت نماینده سازمان، انجام شوند. در این مرحله آموزش نیز به کارکنان بسیار مهم است زیرا ممکن است مواردی در سازمان پیاده‌سازی شوند که کارکنان سازمان درک یا دانش مناسبی از آن‌ها نداشته باشند و در نهایت تغییرات پیاده‌سازی کارایی لازم را نداشته باشند. بنابراین ارتباط نزدیک مشاورین مدیریت در این مرحله با کارکنان الزامی است تا آموزش‌های لازم را به آن‌ها ارائه کنند و اگر بازخوردی نسبت به کارایی سیستم از کارکنان دریافت می‌کنند، آن را به دقت بررسی و اصلاح نمایند.

نتیجه‌گیری

اگر شما یک صاحب کسب و کار هستید یا مدیر سازمانی هستید اکنون از اینکه دقیقا مشاورین مدیریت چه ارزشی را برای شما ایجاد خواهند کرد آگاه هستید. بسیار دیده شده است که مدیرانی با مشکلات و چالش‌هایی در کسب و کار، شرکت و سازمان خود روبرو می‌شوند که با دریافت خدمات مشاوره مدیریتی می‌توانند راه حل‌ مناسب را پیدا کنند و با اتکا بر دانش خود یا با کمک مشاور تغییرات را پیاده‌سازی کنند؛ اما برای جلوگیری از هزینه‌ها از این کار امتناع کرده‌اند که باعث شده است هزینه‌های بسیار بیشتری را بعداً بابت فرصت‌های از دست رفته بپردازند. مدیران پیشرو هیچگاه فرصت استفاده از دانش افرادی را که سالها تجربه در حوزه‌های خاص را دارند نادیده نمی‌گیرند و در برابر یادگیری مقاومت نمی‌کنند. به هر حال هیچ زمانی تا کنون محیط کسب و کار پویاتر از اکنون نبوده است و مشکلات جدید، راه حل‌های جدید نیاز دارند.