مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار
سازمانها دارای فرآیندهای زیادی نظیر فرآیندهای مالی، بازاریابی و فروش، خرید، انبارداری و … هستند. سازمانها با دریافت خدمات مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار (مشاوره BPM)، قادر به ترسیم وضع موجود و تعیین وضعیت مطلوب هستند. در مسیر رسیدن به وضعیت مطلوب، بهینهسازی فرآیندها و بهبود کارایی آنها در یک سازمان انجام میشود. این موضوع در دراز مدت منجر به ایجاد مزیت رقابتی، کاهش هزینههای تمام شده نسبت به رقبا، افزایش رضایتمندی مشتریان و چابکی سازمان میشود. استفاده از مشاوره مدیریت فرایند یکی از رویکرد سازمانها برای پیادهسازی موفق سیستم مدیریت فرایند است.
مشاوره مدیریت فرایند در جهت کمک به سازمانها برای تبدیل شدن به سازمانی فرآیند گرا به جای وظیفه گرا (یا واحد گرا) طراحی شده است. لازم است که فرآیندهای طراحی یا بهبود داده شده با استراتژیهای سازمانی همسو باشد تا بتوان ادعا کرد که استقرار سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار به سازمان برای رسیدن به اهداف خود کمک میکند. مشاوره BPM بخشی از خدمات مشاوره مدیریت کوایدر میباشد.
خدمات مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار
- شناسایی وضعیت موجود، ترسیم وضع مطلوب و اولویتبندی فرآیندهای سازمانی به منظور بهبود؛
- مدلسازی فرآیندهای کسب و کاری و تهیه نقشه فرآیندی بر اساس مدلهای مرجع؛
- استقرار نرم افزارهای مربوطه در سازمان، آموزش و نظارت بر کارکرد درست سیستمها؛
- یافتن گلوگاههای فرآیندهای کسب و کار و بهبود فرآیندها در جهت افزایش بهرهوری؛
- تهیه شناسنامه فرآیندهای، تعریف شاخصهای اندازهگیری و تعیین اهداف فرآیندها؛
- طراحی روش اندازهگیری و کنترل فرآیندها و نظارت بر انجام درست آن در سازمان؛
- آمادهسازی سازمان برای مکانیزاسیون فرآیندها و مشاوره استقرار BPMS.
فرآیند بهبود مستمر
هدف بهبود مستمر که به پیادهسازی یک سیستم جدید مربوط است، کاهش ریسک و ایجاد ارزش است. این موضوع با اطمینان از اینکه هر فرد در سازمان مسئولیت خود را در انتقال به سیستم جدید میداند باید محقق شود. در طول مشاوره مدیریت فرایند، مشاورین ما به دنبال یک ساختار و رویکرد برای بهبود مستمر فرآیندها و رفتار کاربران خواهند بود.
طراحی و تحلیل فرآیندهای کسب و کار
امروز سازمانها با تغییرات دائمی در محیط کسب و کار مواجه هستند. برای مواجه با این شرایط ما مجموعهای از فعالیتها را انجام میدهیم: بهبود و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، ارائه سرویسهای تسهیلگری و سیستمهای پشتیبانی تصمیمگیری و همچنین تعریف نیازمندیها و الزامات برای پیادهسازی موفق پروژه BPM. این حوزه بخشی از مشاوره مدیریت فرایند است.
برنامهریزی کسب و کار
در مشاوره مدیریت فرایند، رویکرد برنامهریزی ما مبتنی بر اصولی است که باعث موفقیت پروژههای مدیریت فرآیندهای کسب و کار میشود: فراهم کردن تحلیلهای ساختاریافته برای ارائه پیشنهادها و توصیههای کاربردی؛ پشتیبانی کارآمد در طول پیادهسازی راه حلها و استراتژیهای توصیه شده؛ توسعه برنامه انتقال ساختارمند برای اطمینان از انجام عملیات و فرآیندها.
خروجی های انتظاری
در پایان ارائه خدمات مشاوره فرآیندهای کسب و کار، سازمان درک مناسبی از فرآیندهای جاری خود در قالب نقشههای فرآیندی و گزارشهای مدیریتی خواهد داشت. مشکلات و گلوگاههای فرآیندها که باعث کاهش بهرهوری سازمان میشدند اصلاح و بهبود پیدا خواهند کرد. مسئولیتها و وظایف کارکنان در قبال انجام درست فرآیندها مشخص خواهد شد و فرآیندها دارای شاخصهای اندازهگیری خواهند بود. رویههای اجرایی برای پایش و اندازهگیری آنها در اختیار سازمان قرار خواهد گرفت. نرمافزارها و سیستمهای مدیریت فرایند جهت بهرهبرداری در سازمان به طول کامل استقرار پیدا خواهند کرد و کارکنان آموزش لازم را جهت استفاده از آنها خواهند دید.
موفقیت پروژههای مشاوره BPM با همکاری سازمان و تعامل دوطرفه کافرما و تیم پروژه وابسته است. تیم پروژه همواره با نماینده سازمانی در ارتباط خواهند بود تا چالشهای اجرایی برطرف شوند و اثر بخشی فعالیتها حفظ گردد.
گام های اجرایی
گامهای اجرایی برای مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار به شرح زیر است که البته با توجه به نیازمندیهای کارفرما میتواند تغییر یابد:
- برگزاری جلسه با کافرما به منظور شناسایی نیازها؛
- تخصیص مدیر پروژه و تشکیل تیم پروژه؛
- ارائه پیشنهادهای اجرایی و تعیین فازهای پروژه؛
- پیادهسازی پروژه با همکاری سازمان و ارائه گزارشهای پیشرفت؛
- تحویل هر فاز به کارفرما و ارزیابی نتایج؛
- ارائه خدمات مشاوره BPMS؛
- ارائه پیشنهادهای مدیریتی برای بهبود سیستم.