سازمان‌های پروژه محور با چالش‌های مختلفی دست و پنجه نرم می‌کنند که یکی از مهمترین آنها چگونگی اجرای پروژه‌هاست. در اینجاست که استراتژی مدیریت سبد پروژه یا مدیریت پورتفولیو به کمک سازمان‌ها و مدیران می‌آید. اما این استراتژی به چه معناست؟
مدیریت سبد پروژه که به مدیریت پورتفولیو نیز شهرت دارد، روی دغدغه‌هایی مانند منابع، بودجه و عملکرد کارکنان تمرکز می‌کند. اما این استراتژی چه تأثیری در موفقیت پروژه‌های سازمانی دارد؟
اگر در مورد نحوه عملکرد و تاثیر نهایی این استراتژی در سازمان‌ها کنجکاو هستید، پیشنهاد می‌کنیم ادامه مطلب را از دست ندهید.
مدیریت سبد پروژه چیست؟
به بیان ساده مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM)، تجزیه و تحلیل داده‌ها به منظور بهینه‌سازی هزینه‌ها، منابع، تکنولوژی و فرایند همه پروژه‌هایی است که در یک سازمان جریان دارند. این استراتژی معمولا توسط مدیران پروژه تعیین می‌شود. اما هدف اصلی از این استراتژی چیست؟
تمرکز اصلی مدیریت پورتفولیو پروژه این است که نتایج به دست آمده در یک مجموعه، همسو با اهداف استراتژیک یک سازمان باشد. در واقع با تجزیه و تحلیل نیازهای کسب و کار و بررسی بودجه، ریسک‌های احتمالی را به حداقل می‌رساند و در مقابل دستیابی به اهداف سازمان ساده تر می‌شود.
به طور خلاصه مدیریت پورتفولیو پروژه 3 هدف اصلی در پروژه‌ها را محقق می‌کند:
- برقراری هماهنگی و اجرای بهتر پروژه‌ها
- ساده‌تر شدن تصمیم‌گیری در رابطه با پروژه‌ها
- امکان ردیابی پروژه‌های موفق
به این ترتیب به کمک گزارش‌های به دست آمده، ردیابی فعالیت‌ها ساده‌تر خواهد بود. به این ترتیب هر گونه انحراف از مسیر اصلی پروژه در کوتاه‌ترین زمان ممکن تشخیص داده شده و اقدامات لازم برای رفع آن انجام می‌شود.
کوایدر ارائه دهنده خدمات مشاوره مدیریت سبد پروژه (مدیریت پورتفولیو) می‌باشد و می‌توانید درخواست مشاوره خود را ثبت کنید.
آشنایی با فرایند مدیریت پورتفولیو پروژه
هر استراتژی مدیریتی شامل فرایندهای متنوعی می‌شود. فرایند مدیریت پورتفولیو پروژه را می‌توان در 4 مرحله مختلف جای داد که این مراحل شامل موارد زیر می‌شوند:
- تعیین و تعریف اولویت‌ها و دغدغه‌های استراتژیک یک سازمان
- جمع آوری داده‌های مربوط به سبد پروژه به منظور دید بهتر نسبت به کار
- مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارزیابی دقیق آنها
- تلفیق اطلاعات به دست آمده و دانش مدیران و اطلاع استراتژی به دیگر کارکنان
اجرای مراحل فوق به معنای اتمام کارها نیست؛ بلکه در اینجا وظایف اصلی مدیران پروژه آغاز می‌شود. این افراد مسئول نظارت بر پروژه و پیگیری پیشرفت آن براساس اهداف یک سازمان هستند.
ناگفته نماند که الگوریتم‌ها و مدل‌های مالی نیز به کمک مدیران پروژه می‌آیند. به این ترتیب معیارها و چارچوب‌های یک پروژه به خوبی بررسی شده و هر گونه ضعف و انحراف از مسیر به راحتی تشخیص داده می‌شود.
مدیریت سبد پروژه در 7 گام
حال که با فرایند مدیریت پورتفولیو پروژه آشنایی کلی پیدا کردیم، نوبت آن است که یک به یک مراحل انجام این استراتژی را بررسی کنیم.
گام اول: تعیین اهداف و معیارهای یک پروژه در مدیریت سبد پروژه
همه فعالیت‌های یک شرکت، پروژه محور نیستند؛ برخی از پروژه‌ها را می‌توان به عنوان بخشی از یک عملیات کاری در نظر گرفت. تجزیه و تحلیل معیارهای یک پروژه به ما کمک می کند که درک بهتری از نیازهای یک عملیات کلی داشته باشیم.
به این ترتیب می‌توان پروژه‌ها را به 3 دسته پروژه‌های کوچک، عادی و بزرگ تقسیم‌بندی کرد. به کمک این دسته‌بندی، تشخیص راهکارها ساده‌تر می‌شود. پس در مدیریت سبد پروژه اولویت‌های سازمانی خود را تعیین کرده و معیارهای زیر را بررسی کنید:
- تعداد بخش‌های درگیر
- بزرگی تیم پروژه
- هزینه عملکرد کارکنان
- میزان سرمایه و بودجه در دسترس
- مدت زمان انجام پروژه
- پیچیدگی پروژه
- ریسک‌ها و نتیجه نهایی کار
گام دوم: تعیین فرایند برای شروع پروژه
تعیین یک روند مشخص برای شروع پروژه الزامی است. بهتر است از یک سیستم به منظور تعیین استانداردها، وظایف، استراتژی و نیازهای پروژه استفاده کنید. سیستمی را انتخاب کنید که شامل موارد زیر باشد:
- جریان کار
- مجوزها
- معیارهای مراحل تصویب
کیفیت برنامه‌ریزی اولیه نقش مهمی در دسترسی به نتایج ایده‌آل دارد. پس در مدیریت پورتفولیو، سوالات زیر را از خود بپرسید:
- چگونه باید نیازها و ایده‌های مربوط به پروژه جمع‌آوری شود؟
- پروژه‌های با پتانسیل بالا چگونه ارزیابی می‌شود؟
- فرایندها چگونه تایید می شوند و چه کسی آن را انجام می‌دهد؟
- چگونه کیفیت پروژه نهایی را باید تضمین کرد؟
گام سوم: تعیین یک روش برای اولویت‌بندی
با انجام اولویت‌بندی همه چیز تمام نشده است؛ بلکه با توجه به تغییر شرایط، ممکن است که اولویت‌ها تغییر کنند. برخی از اهداف، محرک‌های خوبی برای اجرای پروژه‌ها به حساب می‌آیند. از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش کیفیت محصول
- جلب رضایت مشتری
- دستیابی به راندمان بالا
- نفوذ به بازارهای جدید
این محرک‌ها باید از دیدگاه استراتژیک نیز کامل باشند.
گام چهارم: شروع کار با مروری بر پروژه های در حال انجام
در وهله نخست، باید تمام پروژه‌های در حال اجرا را با اطلاعات ضروری آنها در نظر داشته باشید. برای انجام این کار، امکان استفاده از نرم افزارهای مختلف را خواهید داشت. جمع آوری اطلاعات پروژه باید شامل مواردی مانند زمان شروع، پایان، هزینه‌ها، حامیان مالی و مواردی از این قبیل باشد.
گام پنجم: برنامه‌ریزی برای پروژه جدید با در نظر گرفتن ظرفیت و بودجه
در پنجمین گام از مدیریت سبد پروژه، باید برنامه‌ریزی‌های لازم را با توجه به بودجه و ظرفیت‌های موجود انجام دهید. اهمیت تعیین جدول زمانی را دست کم نگیرید.
“به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی باید براساس مهارت های افراد تعیین شود.”
گام ششم: دنبال کردن پروژه
با انجام برنامه‌ریزی‌ها، تازه مسئولیت اصلی شما آغاز می‌شود. اطلاعات مربوط به پروژه‌ها باید به صورت روزانه، به روز شوند و اطلاعات باید به سیستم مرکزی گزارش داده شود.
در اینجا نوبت مدیران پروژه است که با بررسی داده‌ها و وجود هر گونه عدم مطابقت را متوجه شوند. در صورتی که پروژه جدید با اهداف استراتژیک یک سازمان در تضاد باشد، باید لغو آن را در نظر گرفت.
گام هفتم: بستن پروژه براساس مقررات موجود
در آخرین مرحله از مدیریت سبد پروژه باید نتایج نهایی مورد ارزیابی قرار بگیرند. در این مرحله لازم است که موارد زیر را در نظر بگیرید:
- درس‌هایی که از این پروژه یاد گرفتید را به دیگران انتقال دهید؛
- پروژه را به درستی بایگانی کنید؛
- مسئولیت مدیر پروژه را از او بگیرید.
حال مشخص می‌شود که برای انجام پروژه جدید، چه افرادی حاضر هستند.
نتیجه گیری
سبد مدیریت پروژه، یک استراتژی قدرتمندی برای ردیابی فعالیت‌های یک پروژه است. به کمک این استراتژی هر گونه ریسک احتمالی در نظر گرفته شده و برنامه‌ریزی‌ها به دقیق‌ترین شکل ممکن اتفاق می‌افتد. در نهایت نیز نتایج به دست آمده از پروژه و تطابق آن با اهداف سازمانی به خوبی بررسی می‌شوند. این استراتژی از اتلاف منابع و انرژی جلوگیری می‌کند.
برای دریافت خدمات مشاوره مدیریت پورتفولیو وارد صفحه مشاوره مدیریت پروژه شوید و درخواست خود را برای ما ارسال کنید