ارزیابی عملکرد موضوعی است که در هر سازمانی وجود دارد و می‌تواند به شیوه‌های مختلفی انجام شود. مدیران سازمان چطور سیستم ارزیابی عملکرد را برای افراد و گروه‌های کاری در سازمان باید طراحی کنند؟
مرور عملکرد سالیانه یکی از روشهای اندازه‌گیری عملکرد است. اما آیا واقعا چنین سیستم ارزیابی، عملکرد خوب را از بد تفکیک می‌کند اگر که فقط سالی یکبار انجام می‌شود؟ در این مقاله راهنمایی‌های آورده شده است که به شما کمک می‌کند تا نگرش بهتری پیدا کنید.
چرا ارزیابی عملکرد مهم است؟
ارزیابی عملکرد برای ایجاد بهبود و توسعه در سازمان ضروری است. سازمان‌های بزرگ و کوچک درک کرده‌اند که موفقیت‌های دراز مدت، بستگی به رسیدن به اهداف و البته تجربه شکست‌های محدود در دنیای رقابتی امروز را دارند. برای بهبود عملکرد در دراز مدت، هر سازمانی نیاز به پیاده‌سازی یک سیستم ارزیابی عملکرد دارد. ارزیابی عملکرد مؤثر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نقات قوت و ضعف خود را شناسایی کنند. همچنین حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارند، به خوبی شناسایی خواهند شد.
روش کارت امتیازدهی متوازن
کارت امتیازدهی، روشی برای ارزیابی علکرد سازمان است که به مدیران، دیدِ جامعی نسبت به اهداف سازمانی و میزان پیشروی در آن‌ها را می‌دهد. کارت امتیازدهی متوازن شامل ارزیابی‌های مختلفی نظیر مالی و عملیاتی است. به عنوان مثال ارزیابی‌های مالی نشان‌دهنده خروجی‌های حاصل از مواردی است که تا کنون در سازمان انجام شده است؛ یا ارزیابی‌های عملیاتی نشان‌دهنده میزان رضایت مشتریان، نوآوری‌های سازمان و فعالیت‌های توسعه‌ای است که به پیش‌بینی عملکرد مالی سازمان در آینده نیز کمک می‌کند.
مزیت اصلی کارت امتیازدهی متوازن این است که به مدیران سازمان کمک می‌کند تا به عملکرد سازمان و کسب و کار خود از زوایای مختلفی نگاه کنند و فقط به یک حوزه خاص تمرکز نمی‌کنند. کارت امتیازدهی متوازن سازمان را در پاسخ به این 4 پرسش یاری می‌کند:
- از دید مالی: سازمان از نظر مالی چطور عمل کرده است؟
- از دید کسب و کار داخلی: در چه مواردی باید سرآمد باشیم؟
- از دید نوآوری و یادگیری: آیا می‌توانیم بهبود یابیم و تغییر کنیم؟
- از دید مشتری: مشتریان چگونه سازمان را می‌بینند؟
سازمان‌ها برای استفاده بیشتر از چنین ابزاری، باید چنین روشی را در روند برنامه‌ریزی استراتژیک خود بگنجانند. مدیران باید به روشنی اهداف مربوط به زمان، کیفیت، عملکرد و خدمات را بیان کنند. همچنین اهداف را به معیارهای عملکردی در سازمان پیوند بزنند.
برای دریافت مشاوره منابع انسانی می‌توانید درخواست خود را برای ما ارسال نمایید.
همراستا کردن استراتژیهای ارزیابی عملکرد با اهداف سازمانی
وقتی تیمی در سازمان مسئول پیاده‌سازی سیستم ارزیابی عملکرد است، باید مطمئن شوند که نسبت به اهداف سازمانی شفاف هستند. باید قبل از تصمیم‌گیری در مورد اهداف عملکرد فردی در سازمان، برنامه‌ریزی کنید که قصد دارید به چه نتایجی برسید. به عبارتی ابتدا باید نقطه مطلوب در نتایج را ترسیم کند و سپس اهداف عملکردی را تنطیم کنید.
به عنوان مثال شاید قصد دارید میزان فروش سازمان را در سال آینده افزایش دهید. حجم و مقدار فروش اعضای تیم فروش خود را اندازه بگیرید. آیا منطقی است که برای رسیدن به هدف فروش سازمان در سال بعد، میزان ساعاتی را که نیروهای فروش شما در سازمان حضور دارند را اندازه‌گیری کنید؟ بسیاری از کارمندان رویکرد کارِ هوشمندانه را به سخت کار کردن، ترجیح می‌دهند. یعنی شاید برای انجام وظیفه خود نیاز به حضور دائمی در سازمان نداشته باشند. پس مطمئن شوید که عملکرد واحد مربوطه با با معیار دستی اندازه خواهید گرفت.
همچنین مهم است که فاکتورهایی به غیر از فاکتوهای مالی را هم ارزیابی کنید. مطمئن شوید که در سیستم ارزیابی عملکرد سازمان، فرآیندهای عملیاتی و داخلی را نیز در نظر گرفته باشید. به عنوان مثال، در در طراحی سیستم ارزیابی عملکرد حتما برنامه‌ها و فرآیندهای جانبی را که توسط افراد و گروه‌های کاری کامل شده‌اند را نیز در نظر بگیرید.
حوزه‌های متداول در ارزیابی عملکرد
برای اینکه متوجه شوید در سازمان یا کسب و کار خود باید روی اندازه‌گیری عملکرد چه حوزه‌هایی و بخش‌هایی تمرکز کنید، به مشتریان، محصولات و خدمات خود نگاه کنید. هر دپارتمانی در سازمان معیارهای اندازه‌گیری مخصوص خود را دارد. ولی در زیر لیستی از مهم‌ترین حوزه‌هایی که معمولاً در هر سازمانی برای ارزیابی در نظر گرفته می‌شود را آورده‌ایم:
- نرخ رضایت مشتریان؛
- نسبت مشتری به کارمند؛
- نرخ گردش کارکنان؛
- نرخ تعامل و رضایتمندی کارمندان؛
- نرخ بازگشت سرمایه.
یک سیستم ارزیابی عملکرد در سازمان خود استقرار دهید
اکنون می‌دانید که داشتن یک سیستم ارزیابی علمکرد مناسب چرا برای سازمان در رسیدن به اهداف استراتژیک و ساخت یک برنامه برای اندازه‌گیری و بهبود عملکرد ضروری است.
ارزیابی عملکرد به تیم‌ها کمک می‌کند که آیا فرایندهای سازمان به درستی کار می‌کنند و آیا نیاز به تغییر دارند یا خیر. در دنیای رقابتی امروز، نیاز به شفافیت و برقراری ارتباط در مورد فعالیت‌های سازمانی بیش از گذشته احساس می‌شود. از ابزارهایی در سازمان استفاده کنید که تعهد در سازمان را نسبت به ارزیابی عملکر افزایش دهد و به شفاف شدن معیارهای اندازه‌گیری و ارزیابی‌ها و نتایج را از دید کارمندان مخفی نگه ندارید.
حتی اگر در سازمان شما نیز ارزیابی عملکرد به صورت سالیانه انجام می‌شود، عملکرد مجموعه‌های خود را باید با ابزارهای مناسبی در لحظه پایش کنید و برمبنای واقعیات موجود و وضعیت مطلوب برای واحدهای سازمانی برنامه‌ریزی کنید. این کنترل در لحظه عملکرد سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا دید مناسبی از واقعیات فرآیندها و وضعیت مطلوب داشته باشند.
گروه مشاوره مدیریت کوایدر ارائه دهنده خدمات مشاوره ارزیابی عملکرد به سازمان‌ها می‌باشد.
نتیجه‌گیری
وجود یک سیستم ارزیابی عملکرد برای هر سازمانی جهت شناسایی حوزه‌های مورد نیاز بهبود ضروری است. روشهای مختلفی برای ارزیابی عملکرد در سازمان وجود دارد که یکی از متداول‌ترین آن‌های روش کارت امتیازدهی متوازن است. کارت امتیازدهی متوازن به مدیران سازمان این قابلیت را می‌دهد که عملکرد سازمان خود را از زوایای مختلفی ببینید و از تمرکز فقط روی یک حوزه اجتناب کنند. در این نوشته برخی از حوزه‌های متداول که باید در سازمان‌های به صورت مستمر ارزیابی شوند ذکر شده؛ نظیر نرخ رضایت مشتریان، نرخ بازگشت سرمایه و … . اگر تیمی در سازمان مسئول استقرار سیستم مدیریت عملکرد می‌باشد لازم است که توجه کافی به همراستا کردن ارزیابی عملکرد با اهداف سازمانی داشته باشند. به عبارتی نظام ارزیابی عملکرد باید طوری طراحی شود که سازمان را در رسیدن به اهداف استراتژیک خود حمایت کند. معمولاً سازمان‌ها برای استقرار سیستم مدیریت عملکرد از مشاوره منابع انسانی استفاده می‌کنند.