سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به اختصار BPMS نامیده می‌شود که مخفف عبارت Business Process Management Software است. البته گاهی از واژه Suite به جای Software یا System نیز استفاده می‌شود. BPMS یک ابزار نرم‌افزاری برای بهبود فرآیندهای کسب و کار یک سازمان است که این کار را با مراحلی نظیر تعریف، اتوماسیون و آنالیز فرآیندها انجام می‌دهد. لازم به ذکر است که مفهومی به نام BPM وجود دارد که به معنی مدیریت فرآیندهای کسب و کار است و در واقع نظام تشخیص فرآیندها، مستندسازی و بهبود فرآیندهای سازمانی را در اختیار مشاورین و سازمان‌ها قرار می‌دهد؛ در حالی که BPMS نرم‌افزاری می‌باشد که به وسیله آن مفاهیم BPM در سازمان شکل عملیاتی به خود می‌گیرند پس هیچ گاه دو واژه BPM و BPMS را نباید به جای یکدیگر به کار برد .

پس مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) یک تکنیک و متد ساختاریافته برای بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندها است. این روش‌ها و تکنیک‌ها برای شناسایی، مدل‌سازی، تحلیل، بهبود و استاندارسازی فرآیندها با کمک اتوماسیون استفاده می‌شوند.

سیستم یا نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) یک بستر جدید برای پایش در لحظه فرآیندها، بهبود آن‌ها و همسو کردن آن‌ها با فرآیندهای کسب و کار است.

مراحل کار یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

تعریف یا Definition

قبل از اتوماسیون کردن فرآیندهای کسب و کار، فرآیندها بایستی به خوبی شناسایی و مستندسازی شوند تا مشخص شود که فرآیندها چگونه انجام می‌شوند. مدل‌های فرایندی در BPMS به شیوه‌های متفاوتی ساخته می‌شوند و سپس توسط خبرگان سازمانی مورد بازبینی قرار می‌گیرند تا از صحت مدل‌های ساخته شده اطمینان حاصل گردد. مدل‌های فرآیندی به شیوه‌ها و فرمت‌های مختلفی می‌توانند منتشر شوند. برخی از مدل‌سازان از تکنیک‌های شبیه‌سازی برای آزمایش سناریوهای متفاوت فرآیندها استفاده می‌کنند.

اتوماسیون یا Automation

جنبه اولیه اتوماسیون کردن فرآیندها، انتقال فعالیت‌های روزمره‌ کارکنان به یک سیستم برنامه نویسی شده است به طوریکه تعامل انسان به کمک ماشین به حداقل برسد. ساخت چنین سیستم اتوماسیون شده‌ای نیازمند استفاده از مکانیزم‌هایی مانند فرم‌ها برای تقلید در رفتار یک فرآیند کسب و کاری است.

کوایدر ارائه دهنده خدمات مشاوره مدیریت فرایندها (BPM) می‌باشد و به سازمان‌ها جهت طراحی و بهبود فرایندهای کسب و کار کمک می‌کند.

تجزیه و تحلیل یا Analytics

ابزارهای BPMS تنوع‌های مختلفی در گزارش‌گیری یا یکپارچه‌سازی ابزارهای گزارش‌دهی برای نمایش عملکرد فرآیندها فراهم می‌کنند. این گزارش‌ها به وسیله شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI اندازه‌گیری می‌شوند و میزان عملکرد فرآیندهای مختلف، کارکنان و اقدامات را به تصمیم گیرندگان سازمانی نشان می‌دهند. فاز تحلیل می‌تواند گلوگاه فرآیندها را نشان دهد و فرصت‌های بهبود را از دل آن‌ها استخراج کرد. همچنین ممیزی‌های سازمانی می‌توانند با اطلاعات تاریخی که در این بخش از BPMS ثبت می‌شوند، انجام گیرند.

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و سنجه های مربوطه

مانند هر امور دیگری در کسب و کار، اندازه‌گیری نیز یک جزء مهم در سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است. KPI یا همان شاخص اندازه‌گیری عملکرد، فرمولی می‌باشد جهت اندازه‌گیری میزان بهره‌وری فرآیندها یا افراد. یکی از نکته‌هایی که معمولا در جلسات مصاحبه با مدیران ارشد در این باره بایستی روی آن اتفاق نظر داشت، تعریف و تایید KPI ها است. برخی از مدیران KPI‌های زیادی را پیشنهاد می‌دهند؛ در صورتیکه برخی از شاخص‌ها دارای هیچ ارزش افزوده‌ای در بحث پایش و بهینه‌سازی فرآیندها نیستند یا با استراتژی‌های کلی سازمان همسو نیستند. بنابراین توافق بر روی یک لیست محدود و ارزشمند از KPI ها می‌تواند کار پایش فرآیندها را تسهیل نماید. یکی از مفاهیم خوب و کاربردی در تعیین بهترین شاخص‌های عملکرد استفاده از روش SMART است.

استفاده از روش SMART برای تعریف شاخص‌های انداره گیری عملکرد فرآیندها

یکی از روش‌های معروف برای اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها و تعریف KPI ها، مفهوم SMART می‌باشد که در ادامه اجزای آن شرح داده می‌شود.

  • Specific: شاخص‌ها باید کاملا شفاف و مشخص و همسو با استراتژی های کسب و کار باشند؛
  • Measurable: شاخص‌ها باید با معنی و قابل اندازه‌گیری باشند. باید بتوان با جمع‌آوری داده‌ها محاسبه دقیقی برای شاخص انجام داد؛
  • Attainable: اهدافی که برای رسیدن فرآیندهای به آنها تعریف می‌شوند باید قابل دستیابی و منطقی باشند. باید از اینکه کارمندان قابلیت رسیدن به آن‌ها را دارند اطمینان داشت. از طرفی اهداف نباید به راحتی نیز قابل دستیابی داشته باشند؛
  • Relevant: شاخص‌ها باید مرتبط، واقعی و نتیجه‌گرا باشند. آیا واقعاً شاخص مورد نظر می‌تواند به اهداف فرآیندی برسد؟
  • Time Bound: باید زمان محدودی را برای رسیدن فرآیند به اهداف شاخص در نظر گرفت. نمیتواند زمان رسید به اهداف را باز گذاشت؛ زیرا در غیر این صورت اهداف بی معنی خواهند شد.

چرا باید یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) برای سازمان خود انتخاب کنید؟

در دنیای رقابتی امروز هر کسب و کاری مجبور است تا حد امکان بهره‌وری خود را حفظ کند یا افزایش دهد. کنترل سنتی فرآیندهای سازمانی باعث هدر رفتن زمان و بروز اشتباه می‌شود ولی استفاده از یک BPMS نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود بلکه خطاهای محاسباتی و گزارش‌دهی را از بین می‌برد. پیاده‌سازی BPMS در یک سازمان مزایای زیاد دیگری را به همراه دارد که در زیر برخی توضیح داده شده اند.

  • افزایش هوشمندی فرایندی: BPMS با از بین بردن عملیات دستی و کاهش زمان مورد نیاز برای انجام فرآیندهای تکرارپذیر باعث صرفه‌جویی در هزینه و زمان می‌شود. BPMS امکان کشف گلوگاه‌های فرآیندی را محیا می‌کند تا بتوانید با از بین بردن آن‌ها به کاهش هزینه‌ها و همچنین هوشمندتر شدن فرآیندها دست یابید؛
  • چابکی سازمانی: فرآیندهای غیرقابل انعطاف باعث سوق کسب و کار و سازمان به سمت کاهش بهره‌وری، افزایش زیان و کاهش قدرت رقابت می‌شوند. چابکی فاکتور اولیه هر کسب و کاری است که می‌خواهد در مسیر رقابت با سایر رقبا قدم بگذارد. اگر سازمان شما در ایجاد تغییرات سریع شکست بخورد و نتواند تقاضاهای مشتریان را پاسخ بدهد، بازار را به رقبای خود خواهید باخت.

گروه مشاوره مدیریت کوایدر ارائه دهنده خدمات مشاوره BPMS و مدیریت فرآیندهای کسب و کار می باشد و تا کنون سابقه زیادی در ارائه خدمات مشاوره مدیریت به سازمان های مختلف را دارا می باشد.