دفتر مدیریت پروژه (PMO) می‌تواند یک واحد داخلی یا خارجی در یک سازمان باشد که استانداردهای مدیریت پروژه را در کل سازمان حفظ کند. این دفتر نگهدارنده یا توسعه‌دهنده بهترین روش‌ها برای پیشبرد پروژهها از همه لحاظ است. بسیاری از مدیر پروژهها معتقد هستند که PMO جایی است که به سازمان کمک می‌کند تا با اجرای موفقیت آمیز پروژهها برای سهامداران، پروژهها و برنامه‌ها ارزش ایجاد کند. در ادامه مطلب با وظایف و انواع PMO آشنا خواهید شد و متوجه می‌شوید که آیا سازمان یا شرکت شما نیاز به یک دفتر مدیریت پروژه دارد یا خیر.
وظایف و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه
یک دفتر مدیریت پروژه از اینکه رویه‌ها و عملیات سازمانی به موقع و در سطح مناسبی از مصرف بودجه حرکت می‌کنند اطمینان حاصل می‌کند. PMO ها برای موفقیت پروژهها و برنامه‌ها استقرار می‌یابند چرا که سازمان‌ها بوسیله پروژه‌های‌شان است که به منافع مورد نظر خود می‌رسند و پیشرفت می‌کنند. اینکه یک PMO چطور اینکار را انجام می‌دهد به این بستگی دارد که چطور طراحی و در سازمان استقرار یافته است.
مطابق با یکی از تحقیقات معتبر، سازمان‌هایی که دفتر مدیریت پروژه را هم راستا با استراتژی‌های خود طراحی کرده‌اند، 38% بیشتر به اهداف تعیین شده تجاری خود نسبت به سازمان‌هایی که از PMO غافل شده‌اند دست یافته‌اند. همچنین چنین سازمان‌هایی 33% کمتر با شکست در پروژهها مواجه شده‌اند. تجربه مشاوره راه اندازی PMO گروه کوایدر بیانگر این است که راه اندازی این دفتر چنین ارزش‌هایی با خود برای سازمان‌ها به همراه دارد:
- فراهم کردن مزایای ملموس، تکرارپذیر و بلند مدت تجاری؛
- چابک‌سازی سازمان در تغییرات استراتژی؛
- همراستایی وظایف PMO با استراتژی و فرهنگ سازمانی؛
- نقطه قوت سازمان‌هایی با عملکرد بالا؛
- توانمندسازی سازمان در به اشتراک‌گذاری منابع، متدولوژی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در انجام پروژهها؛
- تشخیص و توسعه متدولوژی مدیریت پروژه، استانداردها و بهترین تجربیات؛
- یکپارچه‌سازی داده و اطلاعات در پروژهها؛
- مربی‌گری، منتورینگ و آموزش مدیران پروژه و کارکنان.
کوایدر ارائه دهنده خدمات مشاوره و استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO) می‌باشد. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحه مشاوره مدیریت پروژه رجوع کنید.
انواع مختلف PMO
سه نوع PMO وجود دارد؛ نوع پشتیبان (Supportive)، کنترلی (Controlling) و راهبر (Directive) که در زیر هر یک توضیح داده شده است.
- دفتر مدیریت پروژه پشتیبان، زمانی که به آن در پروژهها نیاز باشد وارد عمل می‌شود. در واقعا ایده‌ها و روش‌ها برای حل چالش‌های پروژه با اتکا به تجربیات موجود در سازمان از آن‌ها اخذ می‌شود و بهترین راه حل برای اجرا انتخاب می‌شود؛
- دفتر مدیریت پروژه کنترلی، قدرت بیشتر نسبت به پشتیبان دارد و اندازه گیری‌هایی را در طول زمان نسبت به پروژهها انجام می‌دهند و سازمان را با گزارشات، رویه‌ها و دستورالعمل‌هایی تغذیه می‌کند تا مشکلات پروژهها مرتفع شوند. متداول‌ترین PMO موجود در سازمان‌ها همین نوع است.
- دفتر مدیریت پروژه راهبر، جایی است که PMO مدیریت پروژه کل کار را بر عهده دارد و تمام پروژه‌های سازمان را تحت نظارت و کنترل شدید دارد. این نوع PMO بیشتر در محیط‌های با ریسک بالا پیاده‌سازی می‌شوند و اختیارات بالایی را در اداره پروژهها دارا می‌باشد.
PMO ها نیز مانند هر چیز دیگری تکامل میابند و در عصر دیجیتال تغییر خواهند کرد. به خاطر تحول دیجیتال انتظار می‌رود که نقش‌های PMO تا حد زیادی تغییر یابند؛ به خصوص که مفاهیمی مانند هوش مصنوعی در حال پیاده‌سازی در دنیا هستند. تا سال 2030 پیش‌بینی می‌شود که PMO به شکل یک عملکرد در سازمان‌ها با تمرکز بر تغییرات، استراتژی، تکامل پروژه و حاکمیت سازمانی تغییر یابد.
آیا به دفتر مدیریت پروژه نیاز دارید؟
بهترین جایی که باید از آن شروع کنید تا تصمیم بگیرید به PMO نیاز دارید یا خیر، نگاه کردن به سازمان یا شرکت خودتان است که چگونه عمل می‌کند؛ آیا بخش‌های مختلف در هارمونی با یکدیگر و در یک سیستم یکپارچه فعالیت می‌کنند یا جزیره‌ای فعالیت دارند، ارتباط چندانی با هم ندارند و سینرژی ایجاد نمی‌کنند؟ اگر بخش دوم در مورد شرکت شما صادق است، یک دفتر مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا بهبودهای زیادی را در انجام پروژهها شاهد باشید. اگر هم در حال پیاده‌سازی پروژه‌های مهمی هستید، یا در حال تغییر استراتژی هستید، یا استراتژی‌های قبلی شما پاسخگو نبودند، یک PMO می‌تواند مناسب سازمان شما باشد.
طبق تجربیات ما در مدیریت پروژه، فراموش نکنید که اگر پروژه‌های شما در سطوح مهم و تاثیرگذاری قرار دارند، استقرار دفتر مدیریت پروژه بسیار کاربردی است و از بروز هزینه‌های غیرقابل پیش‌بینی در آینده جلوگیری می‌کند. به طور خلاصه هر چه پروژه‌های بزرگتری داشته باشید، هر چه بودجه بیشتری به پروژهها اختصاص داده باشید و هر چه تعداد پروژه‌های بیشتری داشته باشید، بیشتر از مزایای یک PMO بهره‌مند می‌شوید.
انتظار می رود که PMO در آینده (تا سال 2030) با تحول دیجیتال دست خوش تغییرات زیادی شود؛ زیرا مشارکت بین انسان و ماشین‌های هوشمند و هوش مصنوعی باعث حذف 80% فعالیت‌های متداول کنونی در امر مدیریت پروژه می‌شود. این موضوع باید در ذهن متخصصان PMO قرار داشته باشد که باید به فکر انطباق چنین تغییراتی باشند.
در صورتیکه نیاز به خدمات مشاوره استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO) دارید، می‌توانید با ما در میان بگذارید و از تجربیات متخصصان PMO استفاده کنید.